As fichas de clientes poderão ser criadas no TOConline de quatro formas:

• Registo da ficha de cliente, no menu de Clientes;
• Aquando da criação de um documento de venda, através do preenchimento dos dados de cliente;
• Importação através de ficheiro SAF-T de faturação ou de contabilidade;
• Importação em lote de clientes através de ficheiro Excel.

Abordaremos, assim, como criar uma nova ficha de cliente pelas quatro vias supracitadas.

Registo de nova ficha de cliente

O registo de uma nova ficha de cliente é efetuado acedendo ao menu Empresa > Entidades > Clientes.

Após aceder ao menu deverá clicar no botão circular, no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar novo cliente, no menu deslizante. 

1. Dados gerais

Deverá começar por inserir os dados obrigatórios de preenchimento da ficha do cliente: NIF e Nome.

Preenchendo só o campo NIF e clicando na tecla "TAB", o programa irá pesquisar o cliente na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA). Sendo detetado o cliente, as informações do mesmo, nomeadamente o nome e a morada serão preenchidos automaticamente, facilitando o preenchimento e evitando erros na digitação da informação.

O campo E-mail será relevante no caso de pretender o envio de documentos de venda (saiba mais, clicando aqui) ou avisos de vencimento ao cliente (saiba mais, clicando aqui), diretamente a partir do TOConline.

Os campos Nome de contacto, Telefone, Telemóvel e Site web são meramente informativos e de consulta.

É igualmente importante indicar se o cliente é sujeito passivo, se tem regime de caixa ou se está isento de IVA. Caso o cliente seja isento de IVA, deverá indicar o motivo de isenção respetivo, no campo Motivo de isenção de IVA. O motivo de isenção de IVA aqui selecionado será o motivo de isenção sugerido, por defeito, nos documentos emitidos para este cliente.

A seleção da opção "Ativo?" indica que o cliente está ativo na empresa. Caso o cliente deixe a empresa, poderá, posteriormente, editar a ficha do cliente e inactivar o mesmo, removendo o visto desta opção. Ao inactivar, o estado do cliente passa para "Inactivado", sendo possível filtrar no menu Clientes.

2. Morada

A morada preenchida na ficha do cliente será automaticamente assumida nos documentos de venda, quando o mesmo é selecionado.

Dado que o programa apenas permite criar clientes portugueses quando estes tenham o NIF válido, tratando-se de um cliente estrangeiro, deverá preencher o campo País/Região com o país respetivo. Desta forma, mesmo que o NIF seja dado como inválido, por não ser um NIF português válido, é permitida a criação da ficha do cliente.

É possível a criação de várias moradas para um mesmo cliente, sendo que, para tal, deverá clicar no botão "+", à direita de Sede. De entre as moradas criadas, poderá selecionar uma delas como sendo a Morada de descarga. Desta forma, sempre que criar um documento de transporte para o cliente em causa, o programa irá preencher os dados de descarga automaticamente com a morada selecionada.

3. Observações

O campo Observações para documento permitem introduzir observações que irão ser aplicadas em todos os documentos de venda emitidos para o cliente em causa.

Por outro lado, o campo Observações internas permitem a introdução de informação relevante acerca da empresa, tendo caráter meramente informativo e de consulta.

4. Informações adicionais

Clicando em Informações adicionais é possível um conjunto de configurações que facilitarão o preenchimento dos documentos de venda emitidos para o cliente.

Prazo de vencimento: Permite definir um prazo para pagamento dos documentos emitidos para o cliente em causa. Desta forma, ao definir a data da fatura aquando da criação da mesma, automaticamente, o programa preenche a data de vencimento, tendo em consideração a informação aqui preenchida.
Retenção na fonte: Quando aplicável, é possível configurar a Retenção na fonte como sendo no documento ou no pagamento e qual a percentagem de retenção, no campo % retenção, sendo que esta informação será definida automaticamente nos documentos de venda emitidos para o cliente em causa. Saiba como criar uma fatura com retenção na fonte, clicando aqui.
Moeda: Permite aplicar uma moeda diferente do Euro nos documentos emitidos para o cliente. Saiba como emitir uma fatura e recibo em moeda estrangeira, clicando aqui.
Modelo de impressão: Permite definir um modelo de impressão a aplicar ao cliente, quando se pretende um modelo diferente do configurado nos modelos de impressão e/ou nas séries de documentos. Saiba mais acerca dos modelos de impressão, clicando aqui.
Preço de venda: Permite selecionar qual o grupo de preços que se pretende aplicar ao cliente, de entre os definidos na ficha dos produtos e serviços (PVP1, PVP2 ou PVP3).
Método de pagamento: Permite definir um método de pagamento a ser sugerido, por defeito, aquando da emissão de recibos para o cliente em causa.
Débito direto?: Se utilizar a funcionalidade de recebimento de faturas por débito direto deve selecionar esta opção e preencher a informação fornecida pelo banco, nos campos Identificação de autorização e Data de autorização. Deverá, igualmente, identificar o IBAN da conta a debitar, assim como a conta a creditar, de entre as contas bancárias registadas no programa (saiba como criar uma conta bancária, clicando aqui). Terá, por fim, de selecionar a série de documentos para criação dos documentos de débito direto (saiba como criar e configurar uma série de documentos, clicando aqui).
Outros endereços de email: Aquando do envio de documentos de venda ou avisos de vencimento por email ao cliente, diretamente a partir do TOConline, caso pretenda que os mesmos sejam enviados para outros endereços para além do  definido no campo Email, nos dados gerais, deverá adicionar os endereços pretendidos neste campo, clicando em Adicionar email.

Para concluir a operação, deverá clicar em Gravar.

Criar clientes através do registo de documentos de venda

Aquando da criação de um documento de venda, à medida que os dados vão sendo introduzidos, no campo Nome, dos Dados do cliente, é efetuada a pesquisa e filtração no universo de clientes registados no programa, possibilitando a seleção de um cliente já registado. 

No entanto, se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF do cliente no campo Nome, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá efetuar uma pesquisa na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

Caso o programa não encontre informação acerca do cliente e, consequentemente, os dados não sejam preenchidos automaticamente, poderá preencher os campos manualmente.

Desta forma, após a criação do documento de venda, a ficha do cliente ficará registada no menu Empresa > Entidades > Clientes e, aqui, poderá ser editada para preenchimento dos campos adicionais, apresentados anteriormente.

Criar clientes através de importação de ficheiro SAF-T

Ao importar um ficheiro SAF-T de faturação ou contabilidade, o programa importa os clientes aí contidos. 

A importação de um ficheiro SAF-T de faturação é efetuada no menu Empresa > Importação e Exportação > Importar ficheiro SAF-T(PT). Saiba como importar um ficheiro SAF-T de faturação clicando aqui.

Por sua vez, a importação de um ficheiro SAF-T de contabilidade é efetuada no menu Contabilidade > Exercícios > Exercícios. Saiba como, clicando aqui.

Após a importação do ficheiro, poderá consultar as fichas de clientes importadas e preencher os campos adicionais, no menu Empresa > Entidades > Clientes.

Quando o ficheiro SAF-T contém clientes que já se encontram registados no TOConline, ou seja, clientes com o mesmo NIF e nome, estes não serão importados, por forma a evitar a duplicação de informação.

Importação e atualização de clientes através de ficheiro Excel

As fichas de clientes também podem ser importados para o programa através de um ficheiro Excel. Para tal, deverá aceder ao menu Empresa > Entidades > Clientes e clicar no botão circular, no canto superior esquerdo e, de seguida, selecionar a opção Importar clientes.

Depois, deverá selecionar a opção Importação de novos clientes e descarregar o ficheiro, clicando na nuvem.

No ficheiro Excel, os campos apresentados em coluna são idênticos aos campos existentes na criação da ficha do cliente diretamente no programa e que já foram explicados acima. Os campos referentes às Informações adicionais não estão disponíveis para preenchimento no ficheiro Excel, pelo que esta informação deve ser configurada diretamente no TOConline, tal como já explicado. Note-se que todos os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Aquando do preenchimento do ficheiro Excel, caso o preenchimento do campo Localidade, coluna L, não corresponda ao nome da localidade associada ao código-postal introduzido na coluna M, ao importar o ficheiro Excel, o programa irá substituir a localidade preenchida na coluna L pelo nome da localidade associada ao código-postal definido na coluna M.

Após o preenchimento do ficheiro, no passo seguinte, o mesmo deverá ser arrastado para a área designada para o efeito ou, então, deverá clicar em Carregar ficheiro(s) para selecionar o ficheiro Excel. Terá, também, de colocar um visto na confirmação de que pretende prosseguir com a importação dos clientes.

De seguida, aparecerá o resultado da importação. Caso sejam devolvidos erros, poderá descarregar o relatório de erros, por forma a proceder à respetiva correção e importar novamente o ficheiro.

Adicionalmente, é possível atualizar as fichas dos clientes existentes também a partir de ficheiro Excel. Para tal, deverá aplicar o mesmo procedimento, acedendo ao menu de Importar clientes. Aqui, ao invés de selecionar a opção Importação de novos clientes, deverá selecionar a opção Atualização em lote dos clientes existente.

Desta forma, clicando na nuvem azul, será descarregado um ficheiro com a informação atual de todos os clientes registados no programa. Após proceder à atualização dos campos preenchidos, deverá, então, carregar o ficheiro.

O ficheiro de atualização de clientes existentes não deve ser utilizada para importação de novos clientes.

Editar ficha de cliente

No menu Empresa > Entidades > Clientes é, também, possível editar a ficha do cliente para alterar os dados do cliente. Para tal, deverá abrir o menu de opções, na linha do cliente em causa e selecionar a opção Editar cliente.

Por força do Despacho nº 8632/2014, os programas de faturação não podem permitir a alteração do NIF ou nome numa ficha de cliente já existente e com documentos emitidos. Apenas é permitida a alteração do NIF quando o NIF que se encontra atribuído é o do cliente genérico “999999990”.

De igual forma, a opção de Remover cliente apenas se encontra disponível em clientes para os quais ainda não tenha sido criado nenhum documento de venda. Caso contrário, deixa de ser possível eliminar a ficha do cliente.

Adicionalmente, neste menu poderá efetuar o registo do saldo inicial do cliente. Saiba como registar o saldo inicial de um cliente, clicando aqui.

Por último, é possível a impressão ou envio por email do aviso de vencimento ao cliente. Saiba mais acerca do envio de avisos de vencimento aos clientes, clicando aqui.