Antes de dar início aos trabalhos no programa, deverá garantir o correto preenchimento da ficha da empresa com informação relevante. 

Para tal deverá aceder ao menu Empresa > Configurações > Dados da empresa, onde encontrará os campos para preenchimento divididos por secções.

Note-se que os campos Email, Morada e Serviço de Finanças são campos de preenchimento obrigatório. Os restantes campos, apesar de não serem de preenchimento obrigatório, devem ser corretamente preenchidos para potencializar a utilização de todas as funcionalidades do programa.

Dados gerais

Nesta secção, e tal como o próprio nome indica, terá a possibilidade de preencher a informação geral da empresa.

Os campos Nome da empresa e NIF já se encontram preenchidos com a informação presente na página da Ordem dos Contabilistas Certificados e não são passíveis de ser alterados pelo utilizador. Todos os restantes campos são editáveis por parte do utilizador com acesso a este menu.  

Nesta secção poderá definir a informação, além de outras, relacionada com a empresa, que pretende que apareça no cabeçalho (canto superior esquerdo) dos documentos emitidos/registados.

Apesar de nem toda a informação aqui preenchida ser apresentada nos documentos emitidos/registados, deverá garantir o correto preenchimento de todos os campos, uma vez que os aqui preenchidos serão relevantes para outros módulos ou outras utilizações.

Designação da empresa: Este campo deverá ser preenchido com a designação comercial da empresa. Este será o nome que aparecerá a identificar a empresa nos documentos emitidos/registados, como também nos documentos da empresa, como balancetes e extratos, por exemplo.
Logótipo: Caso pretenda, poderá carregar o logótipo da empresa a ser apresentado nos documentos emitidos/registados, bem como em outros documentos da empresa.
Data de constituição e início de atividade: Os campos Data de constituição e Data de início de atividade deverão ser preenchidos com essa informação. No entanto, estes campos não serão apresentados nos documentos emitidos/registados. Contudo, são informações relevantes para utilizadores do módulo de Contabilidade que pretendam, por exemplo, exportar o Relatório para a gestão.
Código da certidão permanente: Poderá, através do preenchimento deste campo, guardar a informação do código da certidão permanente.
Código da atividade: Neste campo deverá selecionar qual o código da atividade principal da empresa. Caso exista mais do que um código de atividade aplicável à empresa, deverá colocar o código da atividade principal nos dados da empresa. Pretendendo emitir faturas com um CAE diferente do definido na ficha da empresa, poderá criar uma nova série de documentos com o CAE pretendido e emitir os documentos pretendidos na nova série. Saiba mais, clicando aqui.
Conservatória do Registo Comercial e Número do Registo comercial: Os campos Cons. Reg. Comercial e Nr. Reg. Comercial devem ser preenchidos com a conservatória e o número do registo comercial, respetivamente.
Tipo de Sociedade: Aqui deverá ser selecionado o tipo de sociedade comercial da empresa.
Capital Social: Neste campo deverá preencher qual o capital social da empresa. Recorde-se que, tratando-se de uma empresa em nome individual, este campo não necessitará de preenchimento, por exemplo.
Informação adicional: O campo Informação adicional poderá ser preenchido com informação como número de alvará, cédula, ou outra qualquer informação relevante para a atividade da empresa. Esta informação irá aparecer nos documentos emitidos/registados por baixo do nome da empresa.

IVA

Na secção IVA deverá selecionar qual o Enquadramento em IVA da empresa. O preenchimento deste campo é extremamente importante para dar início à faturação da empresa a partir do TOConline, bem como para o correto preenchimento da DPIVA. 

Caso a empresa seja isenta de IVA, após o preenchimento do campo Enquadramento em IVA com essa informação, irá surgir o campo Motivo de isenção de IVA para preenchimento obrigatório. O motivo de isenção de IVA aqui selecionado será o motivo de isenção sugerido por defeito nos documentos de venda emitidos pela empresa. Além disso, o programa irá assumir O IVA de todas as categorias de despesa aplicadas aos documentos de compras não são dedutíveis.

Além do enquadramento em IVA, nesta secção poderá, também, preencher o campo Pró-rata(%). Esta opção pode ser aplicada em empresas que tenham uma atividade isenta e outra não isenta, onde deverão escolher o enquadramento em IVA da atividade não isenta e, depois, colocar a percentagem pró-rata em conformidade.

Adicionalmente, poderá ativar o Regime de IVA de Caixa, para as empresas em que este regime se aplique. 

Ao ativar o Regime de IVA de Caixa, caso ainda não exista nenhuma série com a opção de Regime de IVA de Caixa selecionada, será criada automaticamente uma série para o efeito.

Comunicação via Webservice e Stocks

Nesta área poderá ativar alertas para a comunicação dos documentos, caso esta seja efetuada via webservice, isto é, quando a comunicação dos documentos emitidos é feita diretamente a partir do TOConline à Autoridade Tributária, sem necessidade de exportar e comunicar externamente o ficheiro SAF-T. 

Desta forma, ao selecionar as opções Comunicação de Faturas via Webservice e/ou Comunicação das Guias de Transporte via Webservice, o programa irá gerar um alerta quando existirem documentos por comunicar. 

Importa referir que esta opção serve apenas para informar o programa do meio adotado para comunicação dos documentos, para que este saiba se deve gerar o alerta de documentos por comunicar, mas a ordem para a comunicação dos mesmos deverá ser dada pelo utilizador. Saiba como comunicar documentos de venda, clicando aqui.

Caso pretenda poderá ativar o módulo de gestão de stocks por seleção do botão Ativar Stocks e ainda definir se quer ou não permitir a finalização de documentos que levem a stock negativo. Poderá consultar mais informações sobre este tema, clicando aqui. 

Comunicação de Faturas via Webservice: Selecionando esta opção, o programa irá gerar um alerta sempre que existirem documentos que não tenham sido comunicados via Webservice, pelo TOConline.
Comunicação de Guias de Transporte via Webservice: Selecionando esta opção, o programa irá gerar um alerta sempre que existirem documentos de transporte que não tenham sido comunicados via Webservice, pelo TOConline.
Ativar/Desativar stocks: Permite ativar/desativar o módulo de stocks. 
Permite a finalização de documentos que possam levar o stock a negativo: Permite a finalização de documentos de venda, mesmo que não exista quantidade suficiente em stock dos produtos a faturar.

Contactos

Contactos: A informação preenchida nos campos Telefone, Custo, Email, Fax e Site Web é apresentada no canto superior esquerdo dos documentos emitidos. Aqui, deverá preencher obrigatoriamente o campo Email. Os restantes campos são de preenchimento facultativo.

Na secção Contactos, através do campo Custo, é possível indicar o custo das chamadas, para divulgação, de forma clara e visível esta informação nos documentos emitidos no TOConline, em conformidade com o DL nº59/2021, de 14 de julho.
Quando selecionada a opção Outro, ficará disponível o campo Custo personalizado para introdução manual do preço da chamada. 

Moradas

Nesta secção é obrigatório o preenchimento dos dados relativos à morada da sede, incluindo o Serviço de finanças. Além disso poderá também adicionar moradas de outros estabelecimentos, selecionando o botão mais (+).

De ressalvar, que o campo Código de estabelecimento deverá ser preenchido de forma coerente com a informação constante no site da Segurança Social, sob pena de gerar conflitos na submissão da DRI. 

De notar também, que o campo País/Região é de extrema importância para utilizadores do módulo de Contabilidade, dado que será tido em conta para a criação do exercício fiscal.

Aqui, poderá também autorizar a que o TOConline utilize o nome e morada da sede em documentos emitidos por outras empresas. Isto é, caso selecione esta opção e um fornecedor da sua empresa utilize o TOConline como programa de faturação, ao emitir o documento, o seu fornecedor só necessitará de introduzir o seu NIF e a restante informação (nome e morada) será preenchida de forma automática, com a informação que aqui conste.

Os campos das secções de Dados fiscais, Horas de trabalho, Subsídios e Ajudas de custo e deslocações são apenas relevantes para empresas que utilizem o módulo de Salários no TOConline. Explicaremos em maior detalhe o preenchimento destes campos no artigo Preenchimento da Ficha da Empresa para efeitos de Processamento Salarial, que poderá consultar clicando aqui.

Dados fiscais

Antes de iniciar o preenchimento dos dados fiscais, deverá optar pela seleção da opção Exibir profissão no recibo de vencimento, caso pretenda que a profissão de cada colaborador seja apresentada no recibo de vencimento. Esta informação é relevante para empresas que utilizem o módulo de Salários.

Por outro lado, o correto preenchimento dos campos da secção dos Dados fiscais é relevante para a correta geração da DMR a entregar à Autoridade Tributária.

Horas de trabalho

Nesta secção poderá preencher as informações relacionadas com as horas de trabalho na empresa, como o valor das horas suplementares de trabalho, o número de dias de trabalho semanal, entre outros.

Subsídios

Na secção Subsídios poderá preencher, de forma global, a informação relacionada com os subsídios de alimentação, Férias e Natal.

Aqui poderá definir qual o valor do subsídio de alimentação e ainda quais as formas de pagamento dos subsídios, além de outros aspetos.

Ajudas de custo e deslocações

Na secção Ajudas de custo e deslocações poderá definir as ajudas atribuídas pela empresa aos trabalhadores dependentes quando estes se deslocam ao serviço da mesma. Por omissão, o TOConline sugere os valores diários mínimos da tabela de deslocações nacionais e internacionais. No entanto, poderá definir outros valores através do preenchimento destes campos.

Poderá ainda consultar mais informações sobre as tabelas de deslocações nacionais e internacionais por seleção do botão ajuda?.

Note-se que as secções Horas de trabalho, Subsídios e Ajudas de custo e deslocações são de maior relevância para empresas que utilizem o programa para processamento salarial. Estas secções fazem parte da ficha da empresa como forma de facilitar o preenchimento das fichas dos colaboradores. Isto é, a informação aqui preenchida será a informação apresentada, por defeito, na criação de uma ficha de um colaborador, sem prejuízo de poder ser alterada. Contudo, alterações efetuadas no Cadastro de pessoal prevalecem sobre as opções exercidas nos Dados da Empresa.

Exportação para contabilidade externa

Por fim, poderá selecionar a opção Ativa a exportação para contabilidade externa quando uso outro Sistema de Contabilidade, caso não pretenda utilizar o módulo Contabilidade do TOConline. Por ter esta opção selecionada, irá conseguir, caso seja subscritor da licença de Gestão Administrativa, a exportação de um ficheiro com dados do módulo de Salários para ser importado no seu software de contabilidade.