ÍNDICE
Entidades com contabilidade organizada
Apenas as licenças de GC+ podem ser transferidas entre CC.
O registo de licenças TOConline apenas podem ser efetuadas pelos Contabilistas responsáveis, e existem duas licenças distintas a ter em atenção:
Gestão comercial - GC+
(vendas – Compras – Stocks)
O registo desta licença é feito por NIF / entidade, e no caso de alteração de contabilista – CC a licença de GC+ pode ser transferida para um outro CC.
Para poder ser transferida, ainda dentro da sua validade, devem de ser assegurados os seguintes pontos:
1 - O anterior CC, deve cessar a atividade da empresa, (colocar data de fim e submeter) no site da OCC;
- Informação do Contabilista - Início e termo como responsável pela contabilidade - entrega de declarações;
2 – O novo CC, deve fazer a entrega da declaração como responsável pela empresa, no site da OCC;
- Informação do Contabilista - Inicio e termo como responsável pela contabilidade - entrega de declarações;
Quando estes procedimentos forem realizados, a licença de GC+ da respetiva entidade será transferida automaticamente para o novo CC.
2.1 - Deverá ter em conta se a licença de GC+ se encontra ainda dentro do prazo de validade, caso contrário, terá de adicionar a mesma para renovar a licença.
Gestão administrativa - GA+
(Contabilidade – Salários – Ativos)
O registo desta licença é feito consoante o número de entidades / NIF que o Contabilista tiver ou necessitar para trabalhar, e no caso de alteração de contabilista destas entidades – a licença de GA+ não é transferida, pertence ao CC.
Nesta situação são as entidades e respetiva informação (exceto exercício de contabilidade do anterior CC) que devem estar em conformidade com os requisitos seguintes:
1 - O anterior CC, deve cessar a atividade da empresa, (colocar data de fim e submeter) no site da OCC;
- Informação do Contabilista - Inicio e termo como responsável pela contabilidade - entrega de declarações;
De notar que o Contabilista mantém sempre acesso aos seus exercícios na opção " Empresas anteriores com contabilidade" para poder trabalhar e terminar os seus trabalhos.
2 - No caso da licença de GA+, Gestão administrativa na qual esteja adicionada a empresa, deverá antes verificar se vai necessitar ainda, de processar reconciliações bancárias, salários, ativos e compras e caso sim, deverá criar um utilizador com email diferente do seu de CC, com perfil de empresário e contabilista plenos poderes, e definir acessos aos seus exercícios na contabilidade.
Poderá ainda definir um acesso de leitura no seu exercício de contabilidade para o novo contabilista.
3 – O novo CC, deve fazer a entrega da declaração como responsável pela empresa, o site da OCC;
- Informação do Contabilista - Inicio e termo como responsável pela contabilidade - entrega de declarações;
3.1 – No site OCC – licenças TOConline, em Gestão administrativa nº 2, deve o novo CC, adicionar a nova empresa ao seu pack de GA+ de modo que fique disponível na plataforma TOConline;
Quando estes procedimentos forem realizados, a informação da respetiva entidade será disponibilizada para o novo CC, no entanto no que diz respeito ao Exercício de contabilidade criado pelo Contabilista anterior, poderá solicitar ao mesmo (CC anterior), um acesso de leitura ao exercício de contabilidade do ano transato, para que possa criar do seu lado uma cópia deste.
3.2 – Como efetuar a cópia entre exercícios
Procedimento a efetuar para criar um exercício:
https://toconline.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000109281
Copiar lançamentos entre exercícios:
https://toconline.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000109285
Definir acesso ao exercício para o novo Contabilista responsável
4 - Seguem imagens abaixo, com o procedimento para definir acesso a um exercício, bem como um link:
https://toconline.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000109282
4.1 - Anterior contabilista tem sempre acesso conforme a seguir se mostra:
Área de Contabilista > Empresas > Empresas anteriores com contabilidade
No caso de a entidade não estar disponível na lista, poderá estar no estado inativa, deve selecionar a opção "Mostrar empresas inativas".
4.2 - Definir acesso ao Contabilista responsável:
Aceder aos exercícios:
(imagens a título de exemplo)
Definir para o "contabilista responsável" um acesso apenas de "leitura":
Entidades sem contabilidade organizada
Apenas as licenças de GC+ podem ser transferidas entre CC.
O registo de licenças TOConline apenas podem ser efetuadas pelos Contabilistas responsáveis, e existem duas licenças distintas a ter em atenção:
Gestão comercial - GC+
(vendas – Compras – Stocks)
O registo desta licença é feito por entidade / NIF, e no caso de alteração de contabilista – CC a licença de GC+ pode ser transferida para um outro CC.
Para poder ser transferida, ainda dentro da sua validade, devem de ser assegurados os seguintes pontos:
1 - O anterior CC, tratando-se de uma entidade SCO – sem contabilidade organizada, deve inativar a licença da entidade, no site da OCC;
- Licenças TOConline - Gestão Global de licenças - Gestão comercial n.º 1
2 – O novo CC, deve solicitar para o suporte@toconline.pt com indicação do NIF e o seu número profissional de CC, que pretende a transferência;
Quando estes procedimentos forem realizados, a licença de GC+ da respetiva entidade será transferida para o novo CC.
2.1 - Deverá ter em conta se a licença de GC+ se encontra ainda dentro do prazo de validade, caso contrário, o novo CC, terá de adicionar a mesma para renovar a licença.
Gestão administrativa - GA+
(Contabilidade – Salários – Ativos)
O registo desta licença é feito consoante o número de entidades / NIF que o Contabilista tiver ou necessitar para trabalhar, e no caso de alteração de contabilista destas entidades – a licença de GA+ não é transferida, pertence ao CC.
Nesta situação são as entidades e respetiva informação (exceto exercício de contabilidade do anterior CC) que devem estar em conformidade com os requisitos seguintes:
1 - Tratando-se de uma entidade SCO – sem contabilidade organizada, deve inativar a entidade do seu pack de GA+, no site da OCC;
- Licenças TOConline - Gestão Global de licenças - Gestão administrativa n.º 2
De notar que o Contabilista mantém sempre acesso aos seus exercícios na opção " Empresas anteriores com contabilidade" para poder trabalhar e terminar os seus trabalhos.
2 - No caso da licença de GA+, Gestão administrativa na qual esteja adicionada a entidade, deverá antes verificar se vai necessitar ainda, de processar reconciliações bancárias, salários, ativos e compras e caso sim, deverá criar um utilizador com email diferente do seu de CC, com perfil de empresário e contabilista plenos poderes, e definir acessos aos seus exercícios na contabilidade.
Poderá ainda definir um acesso de leitura no seu exercício de contabilidade para o novo contabilista.
3 – O novo CC, deve adicionar ao seu pack de GA+ a entidade respetiva, no site da OCC de modo que fique disponível na plataforma TOConline;
- Licenças TOConline - Gestão Global de licenças - Gestão administrativa n.º 2
Adicionar nova empresa
Quando estes procedimentos forem realizados, a informação da respetiva entidade será disponibilizada para o novo CC, no entanto no que diz respeito ao Exercício de contabilidade criado pelo Contabilista anterior, poderá solicitar ao mesmo (CC anterior), um acesso de leitura ao exercício de contabilidade do ano transato, para que possa criar do seu lado uma cópia deste.
3.2 – Como efetuar a cópia entre exercícios
Procedimento a efetuar para criar um exercício:
https://toconline.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000109281
Copiar lançamentos entre exercícios:
https://toconline.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000109285
Definir acesso ao exercício para o novo Contabilista responsável
4 - Seguem imagens abaixo, com o procedimento para definir acesso a um exercício, bem como um link:
https://toconline.freshdesk.com/a/solutions/articles/3000109282
4.1 - Anterior contabilista tem sempre acesso conforme a seguir se mostra:
Área de Contabilista > Empresas > Empresas anteriores com contabilidade
No caso de a entidade não estar disponível na lista, poderá estar no estado inativa, deve selecionar a opção "Mostrar empresas inativas".
4.2 - Definir acesso ao Contabilista responsável:
Aceder aos exercícios:
(imagens a título de exemplo)
Definir para o "contabilista responsável" um acesso apenas de "leitura":
