Robot de Arquivo

Introdução

O registo, arquivo e contabilização de faturas de compra e talões de despesa é uma tarefa repetitiva, realizada, normalmente, pelo Contabilista Certificado e que consome um elevado tempo de trabalho no gabinete.

Problemas dos documentos em papel:

• Os documentos não são entregues ao Contabilista atempadamente;
• São entregues pelos empresários de forma desorganizada, misturados em capas, dobrados e com falta de qualidade. São guardados nas carteiras e depois despejados num qualquer local da secretária;
• Normalmente existem documentos em falta que ficaram perdidos na carteira, mas estão registados no e-fatura;
• Grande parte dos fornecedores de serviços recorrentes como Internet, energia, água entregam as faturas por e-mail, o que obriga o Contabilista sem arquivo digital a imprimir os documentos e colocar em capas de arquivo. O custo dos tinteiros, papel e tempo em muitos casos acaba por ser do contabilista.
• As capas de arquivo da Contabilidade em papel obrigam a um grande espaço de armazenamento. O tempo de pesquisa e arquivo de documentos nas capas é elevado e desnecessário.  

O arquivo digital no TOConline

O TOConline está preparado para arquivar, digitalmente, todo o tipo de documentos de suporte à contabilidade em cumprimento com as regras impostas pelo D.L. n.º 28/2019, de 15/02.

Os documentos podem ser associados tanto na Gestão Comercial, como na Contabilidade, aos registos dos tipos:

• Faturas de venda e recibos a clientes;
• Documentos internos de controlo de conta corrente de clientes (Saldos iniciais e notas de lançamento);
• Faturas de compra, despesas e pagamentos a fornecedores;
• Documentos internos de controlo de conta corrente de fornecedores (Saldos iniciais e notas de lançamento);
• Lançamentos contabilísticos 

Podem ser associados ficheiros em formato pdf, ou imagens do tipo (jpg ou png).

Os ficheiros de imagem associados ao arquivo são compactados pelos servidores de forma automática para ocupar o mínimo espaço de arquivo possível, garantindo a qualidade de visualização e impressão.

Formas de arquivo de documentos

O TOConline está preparado com vários mecanismos para auxiliar o contabilista na difícil tarefa de registo e contabilização de novos documentos a partir dos ficheiros recebidos e na associação das imagens aos registos de documentos já existentes, tanto os importados do e-fatura, como os que foram previamente registados na base de dados de forma manual.

As imagens e os ficheiros PDF das faturas podem ser enviados para o TOConline por qualquer utilizador registado na empresa (tanto o contabilista como o empresário) das seguintes formas:

1. Por email

Sendo um utilizador registado na empresa,  poderá enviar um email para o endereço <NIF>@my.toconline.pt com os documentos em anexo.

O toconline irá receber o e-mail, verifica o utilizador que o enviou e encaminha os documentos para tratamento, pelo robot de arquivo e classificação.

2. Arquivo em lote

No menu de compras e vendas da Gestão Comercial, existe a opção de Arquivo de ficheiros que abre um assistente de arquivo de ficheiros em lote.  Ao arrastar ficheiros para o assistente de arquivo, o sistema irá encaminhar também estes ficheiros para o robot de tratamento de arquivo e classificação.

3. Arquivo com associação manual

Em qualquer um dos registos dos documentos anteriormente referidos, existe, na lateral direita do ecrã, um tabulador Anexos. Após selecionar o tabulador, pode arrastar diretamente o ficheiro a anexar ao registo do documento, criando uma associação da imagem do documento ao registo desse mesmo documento. Pode associar um ou mais anexos a qualquer registo de documento. Os anexos arquivados desta forma, manual, não são enviados para o robot de arquivo e classificação, ficam diretamente associados, pelo contabilista ou pelo utilizador da empresa.

4. APP TOConline

Com a aplicação móvel TOConline (disponível para telemóveis com sistema operativo Apple iOS e Android) o empresário ou o contabilista poderão, de forma muito simples, tirar uma fotografia à fatura ou talão e enviar diretamente para o robot de arquivo e classificação de documentos.

A aplicação está preparada para ler e reconhecer de forma automática os QRcodes dos documentos, aproveitando assim todos os dados para o registo automático na Gestão Comercial e contabilização do documento, sem qualquer intervenção manual do contabilista, na maioria dos casos.

Funcionamento do robot de arquivo e classificação

O robot foi desenvolvido para auxiliar o Contabilista na tarefa de registo e contabilização de documentos de compra. O algoritmo de reconhecimento recorre à conjugação de um evoluído sistema de OCR (Reconhecimento ótico de caracteres) associado a um scanner instalado no servidor, que consegue reconhecer os QRcodes introduzidos nos documentos com as regras técnicas definidas pela Autoridade Tributária.

O algoritmo de classificação aprende constantemente com os documentos anteriormente classificados por qualquer contabilista, permitindo, a partir de uma imagem do documento, a sugestão das categorias de despesa e respetiva classificação contabilística. Na maioria dos casos, o robot consegue:

1. Registar a fatura de compra.
2. Associar a imagem ou o PDF do documento ao registo criado;
3. Criar o registo de pagamento (quando se trata de uma fatura-recibo, ou quando na APP TOConline é indicada a forma de pagamento).
4. Associar o registo do e-fatura já existente, ou posteriormente, quando é feita a importação automática dos documentos do e-fatura para o TOConline. Esta associação permite a conferência de todos os documentos de compra registados no e-fatura, contra as compras e as imagens dos originais dos documentos entregues ao contabilista (existe um mapa para o efeito que pode ser entregue ao empresário para pedir os documentos em falta. Saiba mais, clicando aqui).  
5. Criar o lançamento na contabilidade, quando assim definido na ficha do fornecedor. Para novos fornecedores, pode optar pela criação da ficha e contabilização automática por omissão no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.

Contabilização automática em novos fornecedores

Nas definições avançadas da empresa, no menu Configurações, pode indicar que pretende sugerir e finalizar o lançamento contabilístico sempre que envia, para o sistema, uma imagem de fatura com QRcode e o TOConline consegue descobrir a categoria de despesa respetiva para o fornecedor e para o documento em causa.

Em alternativa, pode indicar se pretende que a Fatura de compra fique sempre em preparação para depois escolher, por exemplo, a série onde vai registar o documento.

Caso se trate de uma fotografia do documento tirada com a APP TOConline e tenha sido indicada a forma de pagamento, ou caso se trate de uma fatura-recibo, o TOConline irá, também, criar o documento de pagamento e respetiva contabilização.

Utilizando este método de registo, o contabilista só terá que fazer uma verificação e alterar a categoria de despesa na fatura de compra, se necessário. 

A imagem do original do documento é anexada ao arquivo digital da Fatura de compra na Gestão Comercial e pode ser consultada também no lançamento na contabilidade. 

Saiba mais acerca das Definições de importação por código QR, clicando aqui.

Definições da ficha do fornecedor

Nas configurações associadas à ficha do fornecedor pode indicar a categoria de despesa preferencial para o registo de documentos a cada uma das taxas de IVA, assim como se pretende a criação automática ou não dos documentos desse mesmo fornecedor como pagos e os dados de pagamento.

Estas definições passam a ser, também, utilizadas no caso de documentos criados através da leitura do QRcode dos documentos para os fornecedores já existentes no sistema.