Uma funcionalidade importante nos cenários de mudança de programa de contabilidade ou de alteração de Contabilista Certificado é a cópia de lançamentos entre exercícios.
De acordo com a FAQ: 08 - 2741 disponível no Portal das Finanças, no caso de mudança de aplicação informática ou contabilista no decurso de um exercício fiscal, deve-se proceder à recolha de todos os registos contabilísticos gerados no programa anterior ou pelo Contabilista Certificado anterior, não sendo suficiente a integração dos saldos até um determinado mês, devendo-se, assim:
- Replicar os lançamentos anteriores manualmente, ou
- Importar o ficheiro SAF-T(PT) da contabilidade anterior e continuar a trabalhar na mesma base de dados. Saiba como importar um ficheiro SAF-T(PT) de contabilidade, clicando aqui.
Esta obrigação advém do facto de apenas ser permitido a geração de único ficheiro SAF-T(PT) da contabilidade para cada período de tributação.
Desta forma, esta funcionalidade permite copiar, através de ficheiro SAF-T(PT), da contabilidade os lançamentos anteriores para um novo exercício fiscal.
Como realizar a cópia de lançamentos entre exercícios no TOConline?
Para efetuar a cópia de lançamentos entre exercícios, deverá, primeiramente, entrar no novo exercício (de destino da cópia de lançamentos) e aceder à ao menu Contabilidade > Configuração > Cópia de lançamentos entre exercícios.
Aqui, terá de seguir os passos indicados no Assistente de Configuração, selecionando o exercício fiscal de origem.
Na página seguinte, deverá descarregar o ficheiro Excel com o mapeamento de contas entre os exercícios, clicando na nuvem azul.
De seguida, deve proceder à análise, com detalhe, do mapa de conversão das contas e identificar a melhor correspondência entre as contas no exercício de origem e as contas no exercício de destino, através do ficheiro Excel.
Apenas deverá selecionar a opção Prosseguir sem ficheiro de mapeamento se não existirem contas a configurar no ficheiro Excel, caso contrário, os lançamentos que contenham as contas que não foram configuradas não serão copiados ou serão copiados no estado Em preparação, pelo que, neste último caso, os lançamentos deverão ser corrigidos e finalizados um a um, posteriormente.
O ficheiro de mapeamento de contas mostra as contas de origem e as contas de destino, permitindo
a validação ou correção da correspondência de contas.
Concluído o trabalho, deve proceder à importação do ficheiro de mapeamento de contas, com as respetivas correções.
No passo seguinte, deve realizar novamente o processo de validação, sendo que, no caso de ainda persistirem erros, será devolvido um novo ficheiro de mapeamento de contas, com os erros devidamente sinalizados.
São identificados dois tipos de erros:
- a vermelho, são identificadas as contas sem correspondência, pelo que os lançamentos com movimento destas contas não são copiados;
- a laranja, os lançamentos são copiados, mas não finalizados, carecendo de validação / correção posterior.
No caso de persistirem erros, devidamente sinalizados, deverá proceder à sua correção no ficheiro de mapeamento de contas e voltar a importar o mesmo.
Importado e validado o ficheiro, deverá prosseguir com a cópia dos lançamentos.