O menu Compras > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de compra emitidos. Estão igualmente enquadrados neste menu a criação de Pagamentos a fornecedor, a emissão de Faturas de Autofaturação, bem como a importação de documentos do e-fatura.

O TOConline suporta, além de outros, o registo dos seguintes documentos de compra:

• Fatura de compra
• Fatura de despesa

Criação de uma Fatura de Compra 

1. Selecionar o botão criar Fatura de Compra

Para registar uma fatura de compra basta aceder ao menu Compras > Faturas > Faturas de Compra.

Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação da Fatura de compra e da Fatura de despesa é igual, vamos apenas exemplificar a criação de um deles. 

Atentemos ao submenu Faturas, que tem este aspeto: 

É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis. 

Depois de selecionada a opção Fatura de compra, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da Fatura de Compra de fornecedor.

2. Preenchimento dos campos da Fatura de Compra

Os campos Fatura de Compra e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente. 

A caixa de diálogo para emissão da fatura de compra é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações que constam no documento a registar. 

2.1. Dados do documento   

Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução do número do documento do fornecedor ou de qualquer outra referência associada.

2.2. Dados do fornecedor

O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.

É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de fornecedores registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de fornecedores criados. Se, eventualmente, o fornecedor ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

2.3. Linhas

A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou categorias de despesa, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.

A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é se se trata de um Produto ou de uma Categoria de Despesa, é realizada a partir da seleção do campo que se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.

Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco e apenas preencha o campo Descrição, com a informação que pretende que surja no documento de compra.

Assim que selecionar as opções de "Código" são apresentadas para cada produto a quantidade de artigos disponíveis em armazém (stock). Quando na ficha de um produto, a checkbox da opção "Sujeito a controlo de stock?" não está assinalada, a informação que é refletida no preenchimento do documento é "N/A". 

2.4. Observações

O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.

2.5. Custos

No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a nota de encomenda de fornecedor, como é o caso de Transporte, Alfândega, Financeiro e Outros.

2.6. Guardar como pago

A opção Guardar como pago fica disponível após o preenchimento da coluna Preço, no separador Linhas. Ao selecionar a opção Guardar como pago são apresentados novos campos, que devem ser preenchidos com o detalhe do pagamento. Se selecionada esta opção, após a finalização da fatura de compra, é também criado um Pagamento a Fornecedor.

2.7. Gravar 

Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Gravar Finalizada para garantir que o mesmo se encontra devidamente criado e finalizado.

Note-se que os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.

3. Consulta dos documentos criados

Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante,  é possível realizar várias ações das quais destacamos:

• Emitir pagamento - permite a emissão de pagamento do documento
• Gerar ficheiro SEPA para pagamento - gera ficheiro SEPA para utilização na página da entidade bancária

• Emitir nota de crédito/débito - possibilidade de converter a fatura de compra em nota de crédito/débito. 
• Emitir nota de lançamento a crédito/débito - abre a caixa de diálogo de registo da nota de lançamento a crédito/débito 
• Ver/Editar sugestão - abre um novo separador, no menu Contabilidade, onde é possível visualizar e editar o lançamento associado a este documento.

De notar que as ações disponíveis no menu deslizante podem variar de acordo com o tipo de documento selecionado.

Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

• Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
• Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
• Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.

Ainda através deste menu, é possível finalizar a sugestão de lançamento do documento de compra selecionando a opção Finalizar CTB. Esta opção deve apenas ser selecionada depois de verificada a sugestão de lançamento no separador Contabilidade e caso não seja necessário proceder com alterações ao lançamento. De notar também, que esta opção aparece apenas quando existe um exercício selecionado (canto superior direito).

Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da FC podem ser consultados por seleção da seta de expansão.

Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.

Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. 

Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.