O menu Compras > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de compra emitidos. Estão igualmente enquadrados neste menu a criação de Pagamentos a fornecedor, a emissão de Faturas de Autofaturação, bem como a importação de documentos do e-fatura.
O TOConline suporta, além de outros documentos, o registo de despesas em lote.
Criação de Despesa em lote
1. Selecionar o botão criar Despesa em lote
Para registar uma despesas em lote basta aceder ao menu Compras > Faturas.
Atentemos ao submenu Faturas, que tem este aspeto:
É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis.
Depois de selecionada a opção Despesa em Lote, é apresentada a caixa de diálogo de registo das despesas em lote.
2. Preenchimento dos campos da Despesa em lote
2.1. Grupo de despesas
Este campo permite selecionar o grupo de despesas a que este registo diz respeito. Os grupos de despesas devem ser criados previamente no menu Empresa > Configurações > Grupos de despesas.
2.2. Despesas
Aqui, deverá adicionar várias despesas através do preenchimento dos campos, como, por exemplo, os campos Data, Categoria de despesas, Valor c/IVA, NIF Fornecedor, etc.
2.3. Guardar como pago
Por seleção desta opção, o documento será gravado como pago, tendo automaticamente um pagamento a fornecedor a ele associado.
2.4. Gravar
Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Registar Despesas. Por clique desta opção, serão criadas faturas de despesa individuais para cada linha de despesa aqui registada.
3. Consulta dos documentos criados
Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante, é possível realizar várias ações das quais destacamos:
- Emitir pagamento - permite a emissão de pagamento do documento
- Gerar ficheiro SEPA para pagamento - gera ficheiro SEPA para utilização na página da entidade bancária
- Ver/Editar sugestão - abre um novo separador, no menu Contabilidade, onde é possível visualizar e editar o lançamento associado a este documento.
Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:
- Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
- Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
- Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.
Ainda através deste menu, é possível finalizar a sugestão de lançamento do documento de compra selecionando a opção Finalizar CTB. Esta opção deve apenas ser selecionada depois de verificada a sugestão de lançamento no separador Contabilidade e caso não seja necessário proceder com alterações ao lançamento. De notar também, que esta opção aparece apenas quando existe um exercício selecionado (canto superior direito).
Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da fatura de despesa podem ser consultados por seleção da seta de expansão.Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.
Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos.
Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.
