As fichas de fornecedores poderão ser criadas no TOConline de cinco formas:

• Registo da ficha de fornecedor, no menu de Fornecedores;
• Aquando da criação de um documento de compra, através do preenchimento dos dados de fornecedor;
• Através da criação e associação de documentos importados do e-fatura;
• Importação através de ficheiro SAF-T;
• Importação em lote de fornecedores através de ficheiro Excel.

Abordaremos, assim, como criar uma nova ficha de fornecedor pelas cinco vias supracitadas.

Registo de nova ficha de fornecedor

O registo de uma nova ficha de fornecedor é efetuado acedendo ao menu  Empresa > Entidades > Fornecedores.

Após aceder ao menu deverá clicar no botão circular, no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar novo fornecedor, no menu deslizante. 

1. Dados gerais

Deverá começar por inserir os dados obrigatórios de preenchimento da ficha de fornecedor: NIF e Nome.

Preenchendo só o campo NIF e clicando na tecla TAB, o programa irá pesquisar o fornecedor na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA). Sendo detetado o fornecedor, as informações do mesmo, nomeadamente o nome e a morada serão preenchidos automaticamente, facilitando o preenchimento e evitando erros na digitação da informação.

O campo E-mail será relevante no caso de pretender pedir os documentos em falta ao fornecedor, por e-mail. Saiba mais acerca desta funcionalidade, clicando aqui.

Os campos Nome de contacto, Cargo, Telefone, Telemóvel e Site web são meramente informativos e de consulta.

É igualmente importante indicar se o fornecedor é sujeito passivo ou se está isento de IVA. Caso o fornecedor seja isento de IVA, deverá indicar o motivo de isenção respetivo, no campo Motivo de isenção de IVA. O motivo de isenção de IVA aqui selecionado será o motivo de isenção sugerido, por defeito, nos documentos criados para este fornecedor.

No caso de pretender emitir documentos de autofaturação ao fornecedor em causa, deverá selecionar a opção Autofaturação? e selecionar a série de documentos pretendida. Saiba mais acerca da parametrização de um fornecedor de autofaturação, clicando aqui.

Adicionalmente, caso o fornecedor deva ser incluído na declaração Modelo 10, deverá selecionar a respetiva opção, para que o preenchimento dos dados do fornecedor seja realizado de forma automática. Saiba mais acerca do preenchimento da Modelo 10, clicando aqui.

Por último, marcando a opção Aceitar e-mails AD, o endereço de e-mail preenchido no campo E-mail da ficha do fornecedor para a ter autorização para enviar as faturas diretamente para o arquivo digital. Saiba mais acerca do arquivo digital, clicando aqui. 

A seleção da opção "Ativo?" indica que o fornecedor está ativo na empresa. Caso o fornecedor deixe a empresa, poderá, posteriormente, editar a ficha deste e inactivar o mesmo, removendo o visto desta opção. Ao inactivar, o estado do fornecedor passa para "Inactivado", sendo possível filtrar no menu Fornecedores.

2. Morada

A morada preenchida na ficha do fornecedor será automaticamente assumida nos documentos de compra, quando o mesmo é selecionado.

Dado que o programa apenas permite criar fornecedores portugueses quando estes tenham o NIF válido, tratando-se de um fornecedor estrangeiro, deverá preencher o campo País/Região com o país respetivo. Desta forma, mesmo que o NIF seja dado como inválido, por não ser um NIF português válido, é permitida a criação da ficha do fornecedor.

É possível a criação de várias moradas para um mesmo fornecedor, sendo que, para tal, deverá clicar no botão "+", à direita de Sede. De entre as moradas criadas, poderá selecionar uma delas como sendo a Morada de carga. Desta forma, sempre que criar um documento de transporte para o fornecedor em causa, o programa irá preencher os dados de carga automaticamente com a morada selecionada.

3. Observações

O campo Observações internas permitem a introdução de informação relevante acerca da empresa, tendo caráter meramente informativo e de consulta.

4. Informações adicionais

Clicando em Informações adicionais é ainda possível um conjunto de configurações que facilitarão o preenchimento dos documentos de compra emitidos para o fornecedor.

Prazo de pagamento: Permite definir um prazo para pagamento dos documentos criados para o fornecedor em causa. Desta forma, ao definir a data da fatura aquando da criação da mesma, automaticamente, o programa preenche a data de vencimento, tendo em consideração a informação aqui preenchida.
Moeda: Permite aplicar uma moeda diferente do Euro nos documentos emitidos para o fornecedor.
Modelo de impressão: Permite definir um modelo de impressão a aplicar ao fornecedor, quando se pretende um modelo diferente do configurado nos modelos de impressão e/ou nas séries de documentos. Saiba mais acerca dos modelos de impressão, clicando aqui.
Método de pagamento: Permite definir um método de pagamento a ser sugerido, por defeito, aquando da emissão de pagamentos para o fornecedor em causa.
Conta bancária do fornecedor: Nestes campos, poderá adicionar informação acerca da conta bancária do fornecedor. Esta informação será relevante para empresas que utilizem a funcionalidade M Contabilidade. Saiba mais acerca desta funcionalidade, clicando aqui.
Outros contactos: Poderá, nesta área, adicionar contactos adicionais do fornecedor. Aquando do pedido de documentos em falta ao fornecedor, diretamente a partir do TOConline, caso pretenda que os mesmos sejam enviados para outros endereços para além do  definido no campo E-mail, nos dados gerais, deverá adicionar os endereços pretendidos neste campo, clicando no botão "+". Neste caso, deverá selecionar o Tipo de contacto com Financeiro (troca de documentos). 

Para concluir a operação, deverá clicar em Gravar. 

Criar fornecedores através do registo de documentos de compra

Aquando da criação de um documento de compra, à medida que os dados vão sendo introduzidos, no campo Nome, dos Dados do fornecedor, é efetuada a pesquisa e filtração no universo de fornecedores registados no programa, possibilitando a seleção de um fornecedor já registado. 

No entanto, se, eventualmente, o fornecedor ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF do fornecedor no campo Nome, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá efetuar uma pesquisa na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

Caso o programa não encontre informação acerca do fornecedor e, consequentemente, os dados não sejam preenchidos automaticamente, poderá preencher os campos manualmente.

Desta forma, após a criação do documento de compra, a ficha do fornecedor ficará registada no menu Empresa > Entidades > Fornecedores e, aqui, poderá ser editada para preenchimento dos campos adicionais, apresentados anteriormente.

Criar fornecedores através da criação e associação de documentos importados do e-fatura

Após a importação de documentos do e-fatura, aquando da sua criação e associação, o programa preenche automaticamente os dados do fornecedor, consoante a informação que foi importada do e-fatura. Desta forma, caso o fornecedor em causa ainda não esteja registado no TOConline, é criada automaticamente a sua ficha, no menu Empresa > Entidades > Fornecedores. Aqui, a mesma poderá ser editada para preenchimento dos campos adicionais, apresentados anteriormente.

Saiba mais acerca da importação de documentos do portal do e-fatura e da respetiva criação e associação, clicando aqui.

Criar fornecedores através de importação de ficheiro SAF-T

Ao importar um ficheiro SAF-T de contabilidade, o programa importa os fornecedores aí contidos. 

A importação de um ficheiro SAF-T de contabilidade é efetuada no menu Contabilidade > Exercícios > Exercícios. Saiba como, clicando aqui.

Após a importação do ficheiro, poderá consultar as fichas de fornecedores importadas e preencher os campos adicionais, no menu Empresa > Entidades > Fornecedores.

Quando o ficheiro SAF-T contém fornecedores que já se encontram registados no TOConline, ou seja, fornecedores com o mesmo NIF e nome, estes não serão importados, por forma a evitar a duplicação de informação.

Importação e atualização de fornecedores através de ficheiro Excel

As fichas de fornecedores também podem ser importados para o programa através de um ficheiro Excel. Para tal, deverá aceder ao menu Empresa > Entidades > Fornecedores e clicar no botão circular, no canto superior esquerdo e, de seguida, selecionar a opção Importar fornecedores.

Depois, deverá selecionar a opção Importação de novos fornecedores e descarregar o ficheiro, clicando na nuvem.

No ficheiro Excel, os campos apresentados em coluna são idênticos aos campos existentes na criação da ficha do fornecedor diretamente no programa e que já foram explicados acima. Os campos referentes às Informações adicionais e à configuração da série de autofaturação não estão disponíveis para preenchimento no ficheiro Excel, pelo que esta informação deve ser configurada diretamente no TOConline, tal como já explicado. Note-se que todos os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Aquando do preenchimento do ficheiro Excel, caso o preenchimento do campo Localidade, coluna P, não corresponda ao nome da localidade associada ao código-postal introduzido na coluna O, ao importar o ficheiro Excel, o programa irá substituir a localidade preenchida na coluna P pelo nome da localidade associada ao código-postal definido na coluna O.

Após o preenchimento do ficheiro, no passo seguinte, o mesmo deverá ser arrastado para a área designada para o efeito ou, então, deverá clicar em Carregar ficheiro(s) para selecionar o ficheiro Excel. Terá, também, de colocar um visto na confirmação de que pretende prosseguir com a importação dos fornecedores.

De seguida, aparecerá o resultado da importação. Caso sejam devolvidos erros, poderá descarregar o relatório de erros, por forma a proceder à respetiva correção e importar novamente o ficheiro.

Adicionalmente, é possível atualizar as fichas dos fornecedores existentes também a partir de ficheiro Excel. Para tal, deverá aplicar o mesmo procedimento, acedendo ao menu de Importar fornecedores. Aqui, ao invés de selecionar a opção Importação de novos fornecedores, deverá selecionar a opção Atualização em lote dos fornecedores existente.

Desta forma, clicando na nuvem azul, será descarregado um ficheiro com a informação atual de todos os fornecedores registados no programa. Após proceder à atualização dos campos preenchidos, deverá, então, carregar o ficheiro.

O ficheiro de atualização de fornecedores existentes não deve ser utilizada para importação de novos clientes.

Editar ficha de fornecedor

No menu Empresa > Entidades > Fornecedores, é, também, possível editar a ficha do fornecedor para alterar os dados do fornecedor. Para tal, deverá abrir o menu de opções, na linha do fornecedor em causa e selecionar a opção Editar fornecedor.

Não é possível a alteração do NIF ou nome numa ficha de fornecedor já existente e com documentos emitidos. Apenas é permitida a alteração do NIF quando o NIF que se encontra atribuído é o do fornecedor indiferenciado “999999990”.

De igual forma, a opção de Remover fornecedor apenas se encontra disponível em fornecedores para os quais ainda não tenha sido criado nenhum documento de compra. Caso contrário, deixa de ser possível eliminar a ficha do fornecedor.

As configurações globais permitem configurar os documentos de compra que são criados automaticamente através da importação do e-fatura ou do arquivo de documentos com código QR. Saiba mais acerca desta configuração, clicando aqui.

Adicionalmente, neste menu poderá efetuar o registo do saldo inicial do fornecedor. Saiba como registar o saldo inicial de um fornecedor, clicando aqui.