O menu Compras > Faturas permite o acesso e registo dos documentos de compra emitidos. Estão igualmente enquadrados neste menu a criação de Pagamentos a fornecedor, a emissão de Faturas de Autofaturação, bem como a importação de documentos do e-fatura. 

O TOConline suporta, além de outros, o registo dos seguintes documentos de compra:

• Nota de crédito
• Nota de débito

Criação de uma Nota de Crédito

A criação de uma nota de crédito/débito pode ser efetuada de duas formas distintas: diretamente na linha do documento a regularizar ou de forma independente.

Importa, também, referir que, quando a nota de crédito/débito regulariza um documento já registado no TOConline, sugerimos a criação deste documento retificativo diretamente a partir da linha do documento a retificar, por seleção da opção Emitir nota de crédito/débito, através do acesso ao menu deslizante. Desta forma, garante que o documento retificativo surgirá na hierarquia do documento original e que o valor retificado ficará imediatamente refletido no valor total do documento original. 

Nos casos em que a nota de crédito/débito retifica vários documentos, o registo deste documento deverá ser feito de forma independente. 

A seguir, exemplificamos então a criação de uma nota de crédito de forma independente, sendo que o preenchimento do formulário de criação do documento é igual em ambos os casos. 

1. Selecionar o botão criar Nota de Crédito

Para registar uma fatura de compra basta aceder ao menu Compras > Faturas > Notas de crédito.

Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação da Nota de crédito e da Nota de débito é igual, vamos apenas exemplificar a criação de um deles. 

Atentemos ao submenu Faturas, que tem este aspeto:  

É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis. 

Depois de selecionada a opção Nota de crédito, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da Nota de crédito de fornecedor.

2. Preenchimento dos campos da Nota de crédito

Os campos Nota de crédito de fornecedor e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente. 

A caixa de diálogo para emissão da nota de crédito é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações que constam no documento a registar. 

2.1. Dados do documento   

Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução do número do documento do fornecedor ou de qualquer outra referência associada.

2.2. Dados do fornecedor

O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.

É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de fornecedores registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de fornecedores criados. Se, eventualmente, o fornecedor ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

2.3. Linhas

A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou categorias de despesa, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.

A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é se se trata de um Produto ou de uma Categoria de Despesa, é realizada a partir da seleção do campo que se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.

Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.

2.4. Observações

O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.

2.5. Custos

No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a nota de encomenda de fornecedor, como é o caso de Transporte, Alfândega, Financeiro e Outros.

2.6. Gravar 

Após o preenchimento de toda a informação necessária para a criação do documento, bastará selecionar o botão Gravar Finalizada para garantir que o mesmo se encontra devidamente criado e finalizado.

Note-se que os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.

3. Consulta dos documentos criados

Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante,  é possível realizar várias ações das quais destacamos:

• Emitir pagamento - permite a emissão de pagamento do documento
• Gerar ficheiro SEPA para pagamento - gera ficheiro SEPA para utilização na página da entidade bancária
• Ver/Editar sugestão - abre um novo separador, no menu Contabilidade, onde é possível visualizar e editar o lançamento associado a este documento.

De notar que as ações disponíveis no menu deslizante podem variar de acordo com o tipo de documento selecionado.

Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

• Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
• Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
• Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.

Ainda através deste menu, é possível finalizar a sugestão de lançamento do documento de compra selecionando a opção Finalizar CTB. Sugerimos que esta opção seja apenas selecionada depois de verificada a sugestão de lançamento no separador Contabilidade e caso não seja necessário proceder com alterações ao lançamento. De notar também, que esta opção aparece apenas quando existe um exercício selecionado (canto superior direito).

Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.

Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. 

Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.

Regularização de uma Nota de Crédito

Após o registo do documento retificativo de forma independente, o valor do mesmo pode ser justificado com o valor dos documentos originais, por forma a que não se mantenham valores pendentes de regularização, ou seja, por forma a que o valor fique refletido no valor total dos documentos originais. Para tal, bastará na linha da nota de crédito/débito criada selecionar a opção Emitir Pagamento no menu deslizante.

Na nova janela de registo do pagamento, o documento retificativo já aparecerá selecionado, faltando apenas selecionar os documentos originais que foram retificados por este ou o valor pago (caso o valor retificado seja diferente do valor pendente). Depois de selecionados os documentos retificados, bastará selecionar a opção Guardar pagamento.