Instalação de certificados digitais para Faturação Eletrónica


Ao utilizar o TOConline para emissão de faturas, tem a garantia que todos os documentos fiscalmente relevantes gerados no programa são assinados digitalmente com um certificado avançado que o sistema cria para cada empresa.


Existem 3 tipos de certificados reconhecidos no regulamento eIDAS da União Europeia, com diferentes características e níveis de garantia dados aos documentos. Saiba mais sobre os tipos de assinatura eletrónica clicando aqui


As faturas eletrónicas enviadas por EDI - Electronic Data Interchange ou (Intercâmbio Eletrónico de Dados entre o fornecedor e o cliente) têm que ser obrigatoriamente assinadas com um certificado qualificado.


De acordo com o Artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, será também obrigatória a assinatura qualificada nas faturas eletrónicas emitidas em formato PDF, apesar desta obrigação ter sido adiada até ao final de 2021.



Assinatura Qualificada no TOConline


O TOConline permite instalar, na empresa, um certificado qualificado e assinar, com esse certificado, as faturas eletrónicas emitidas e os documentos retificativos dessas faturas.


Para assinar os documentos com uma assinatura qualificada é necessário utilizar um certificado remoto. Este certificado terá que ser instalado no sistema por um utilizador que obriga a empresa. Todos os meses será ainda solicitada a renovação desse consentimento para que seja possível continuar a usar o certificado qualificado.


Esta exigência de segurança é uma obrigação imposta pelo próprio Regulamento Europeu e pelo Gabinete Nacional de Segurança. 


O TOConline está integrado com a Chave Móvel Digital e permite utilizar o Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) da Chave Móvel Digital, evitando, assim, custos elevados para as empresas na utilização deste tipo de certificados.



Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE)


O Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) permite que o administrador, gerente ou diretor de uma empresa possa assinar faturas eletrónicas em softwares de faturação integrados com o SAFE.


A assinatura digital através do SAFE é certificada pelo Estado Português.


O Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) vem dar resposta e cumpre os requisitos impostos pelo DL 28/2019 de 15 de fevereiro e Regulamento UE n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.


Clique aqui para saber mais e ativar o Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) na sua Chave Móvel Digital.



Como instalar um certificado qualificado no TOConline?


Para utilizar o Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) deverá previamente ativar, como representante da sociedade, a sua Chave Móvel Digital com atributos profissionais. Se ainda não ativou, clique aqui para iniciar o processo.


Para instalar o certificado qualificado SAFE no TOConline, deve aceder, na sua empresa, ao menu Empresa > Configurações > Certificados Digitais.



Nesta página poderá verificar que se encontra já instalado um certificado avançado na empresa, que foi criado pelo TOConline, no momento em que a empresa iniciou o trabalho. 


Para instalar um Certificado Qualificado, poderá optar pela utilização da Chave Móvel Digital, ou, se pretender, poderá também comprar um certificado diretamente à empresa Multicert.



Instalação do certificado qualificado da Chave Móvel Digital no TOConline


Para iniciar a instalação deve carregar no botão Instalar que aparece dentro do quadro Autenticação.gov.


 

De seguida, será solicitado o e-mail do responsável da empresa com o qual foi ativada a Chave Móvel Digital com atributos empresariais.

 


O sistema irá direcionar o utilizador para o site autenticação.gov.pt, onde poderá dar consentimento ao TOConline para utilizar o certificado para assinar as faturas emitidas na sua empresa.



Deverá entrar com as suas credenciais no site autenticacao.gov.pt.



Na página seguinte, terá que dar consentimento ao TOConline para utilizar o certificado, como na imagem em baixo.



Por fim, bastará inserir o pin e o código enviado por mensagem pelo site autenticacao.gov.pt e o processo estará concluído.



Terá apenas que aguardar alguns segundos até ao TOConline concluir a instalação do certificado.



Após concluir a instalação, o TOConline irá exibir a validade e o estado do certificado. 


Com o certificado corretamente instalado, no menu Empresa > Configurações > Séries de documentos, terá que indicar em que séries pretende ativar a assinatura qualificada de documentos.



Atenção! 
Para que o certificado qualificado se mantenha válido é necessário uma reativação mensal. O processo é simples: bastará carregar no botão renovar e voltar a inserir as suas credenciais da Chave Móvel Digital como responsável da empresa.