Ações disponíveis no TOConline para integração com a Segurança Social através do menu Salários > Cadastro de pessoal:

- Sincronização dos estados com a segurança social

- Comunicação de vínculos dos colaboradores

- Comunicação de contratos

- Comunicação de cessação de contrato

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Sincronização dos trabalhadores com a segurança social

Esta ação compara a informação entre a Segurança Social e o TOConline, relativa a colaboradores com vínculo encontrados na Segurança Social; colaboradores sincronizados como vinculados; colaboradores sincronizados com contratos; colaboradores no TOConline sem vínculo na Segurança Social e colaboradores no TOConline com vinculo na segurança social sem registo na segurança social.

Este é o primeiro passo antes de iniciar as comunicações com a segurança social, a ação está disponível no botão menu principal, no menu Salários > Cadastro de pessoal:

Através desta ação é possível obter a seguinte informação dos colaboradores registados na segurança social e no TOConline.

1- Colaboradores com vínculo encontrados na segurança social;
2- Colaboradores sincronizados como vinculados;
3- Colaboradores sincronizados com contratos;
4- Colaboradores no TOConline sem vinculo na segurança social;
5- Colaboradores no TOConline com vinculo na segurança social sem registo na segurança social.

A ação descrita, vai despoletar os seguintes registos no cadastro do pessoal:

Importar colaboradores

Na janela Sincronização de estados com a Seg. Social está disponível o botão Importar colaboradores para o TOConline, que cria automaticamente as fichas dos colaboradores registados na segurança social que ainda não existem no TOConline.

Durante a importação não é pedido qualquer dado. No final é apresentado o resumo da importação com as fichas criadas e os avisos gerados.

O resumo da importação não fica guardado. Depois de fechar a janela, não é possível voltar a consultá-lo — reveja os avisos antes de fechar.

As fichas importadas ficam incompletas. No final da importação é apresentado o seguinte aviso:

As fichas importadas ficam incompletas. Antes de processar salários, preencha em cada colaborador o NIF, o estado fiscal e o mecanismo de pagamento. Sem estes campos a ficha não grava e o processamento salarial falha.

Antes de processar salários, aceda a Salários > Organização > Cadastro de pessoal, abra a ficha de cada colaborador importado e preencha:

• NIF
• Estado fiscal
• Mecanismo de pagamento (IBAN)

Recomenda-se rever também os restantes dados da ficha, como a morada, o email, o número de dependentes e a repartição de finanças.  O preenchimento destes dados é feito directamente na ficha de cada colaborador.

Erros na importação

Quando não é possível importar um colaborador, a coluna Resultado apresenta o botão Erro. Ao clicar no botão, é apresentado o alerta Erro na importação com o motivo.

A importação não comunica vínculos nem contratos à segurança social. Depois de fechar a janela, não é possível voltar a consultar o resultado da importação.

Consulta dos dados registados na segurança social:

A consulta de dados permite efetuar tanto a consulta de vínculos na segurança social como a consulta dos contratos dos colaboradores. 

Consulta de vínculos

Identificação do trabalhador;
Tipo de vínculo do trabalhador;
Períodos de taxas diferentes;
Local de trabalho do trabalhador e respetivo período de permanência.

Consulta de contratos

Comunicar vínculo à segurança social

Comunicação de novos colaboradores à segurança social:

Após selecionar a opção "Comunicar vínculo à SS" é visualizado os campos que vão ser comunicados à segurança social:

Para realizar esta acção os seguintes devem estar preenchidos:
- NISS
- Data de nascimento
- Nome
- Modalidade do contrato
- Motivo de contrato (obrigatório apenas para contratos de curta duração)
- Prestação do trabalho
- Profissão
- Vencimento
- Data de inicio do contrato
- Data de renovação

Após a comunicação do registo do vínculo à segurança social o ícone passa por duas fases:

Vínculo a amarelo: Aguardar a aprovação do registo do vínculo por parte da segurança social

Vinculo a verde: Vínculo aprovado e registado na segurança social

A comunicação dos MOE apenas é possível pelas vias tradicionais da segurança social. 

Comunicar contrato à segurança social

Permite comunicar alterações de contratos ao longo do tempo (por exemplo, renovação de um contrato a termo, passagem de contrato a termo para sem termo, etc.) ou registar contratos de trabalho de vínculos comunicados antes de 01/04/2022

Após selecionar a opção "Comunicar contrato", é demonstrado o resumo de comunicação à Segurança Social:

Comunicação de contratos em lote com a segurança social

Para cada colaborador é possível confirmar a informação que vai ser comunicada para cada colaborador:

Contrato a verde: Contrato registado

Comunicar cessação de vínculo à segurança social:

Após a data de cessação do contrato ficar gravada na ficha do colaborador:

Passa a estar disponível a ação de comunicar a cessação do colaborador na segurança social, na listagem de cadastro da segurança social:

Para realizar esta ação deve preencher os dados para realizar a comunicação da cessação na segurança social:

Comunicar a cessação directamente no portal da Segurança Social

Na janela Sincronização de estados com a Seg. Social está também disponível o botão Aceder à Seg. Social e comunicar cessação de contratos, que abre o portal da Segurança Social num novo separador, diretamente na área de comunicação de cessação de contratos.

Com esta opção a cessação não é comunicada pelo TOConline. A comunicação é concluída no portal da Segurança Social.

Comunicar alteração de rendimento à Segurança Social

A partir do TOConline é igualmente possível comunicar os aumentos salariais à Segurança social, para isso e após a alteração do vencimento ser guardado na ficha do colaborador:

Pode ser efetuada a comunicação desta alteração para a Segurança Social acedendo à seta de ações do colaborador.

Esta ação pode ser efetuada, de igual forma, em lote, acedendo a botão "+" no canto superior esquerdo no menu do Cadastro de Pessoal.