Quais os tipos de documento de faturação?


O TOConline suporta todo o tipo de documentos de venda:

  • Faturas
  • Faturas Simplificadas
  • Faturas Recibo


E também os documentos retificativos:

  • Notas de crédito
  • Notas de débito


Criação de uma fatura


1. Selecionar o botão criar Fatura



Para emitir uma fatura, deve-se aceder ao menu Vendas > Documentos de Venda.

 

Através deste menu é possível emitir Faturas, Faturas simplificadas, Faturas-recibo, Notas de Crédito e Notas de Débito.

Para criar uma fatura, deve-se carregar no botão "+". Através do menu deslizante também é possível criar os outros documentos fiscalmente relevantes.




2. Preenchimento dos campos da fatura


Campo Nova fatura: seletor do tipo de documento (Fatura, Fatura-recibo, Fatura simplificada, Nota de débito ou Nota de crédito.
Campo Série: seletor da série do documento. A série apresentada por defeito é a que assim está definida no menu Empresa > Configurações > Séries de Documentos.
Moeda: seletor da moeda, permitindo emitir documentos em uma moeda diferente da moeda corrente em Portugal. Saiba como criar uma fatura em moeda estrangeira, clicando aqui.
Retenção: introdução de valor (em percentagem) da retenção a aplicar, caso exista. A retenção pode ser aplicada no documento ou no pagamento. Saiba como criar uma fatura com retenção, clicando aqui.
Desconto cabeçalho: possibilidade de aplicar uma percentagem de desconto sobre todas as linhas do documento.



a) Preenchimento dos dados do cliente

É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de clientes registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de clientes criados. Se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 


De acordo com o enquadramento legal em vigor, é possível utilizar uma fatura ou fatura-recibo como documento de transporte. Para tal, deverá selecionar a opção Usar este documento como documento de transporte, preenchendo, de seguida, os dados de carga e descarga.



b) Preenchimento das linhas do documento

A opção Preços com IVA deve ser selecionada de acordo com a definição prévia dos preços nas fichas de produtos e serviços, para evitar erros de arredondamento. Isto é, caso o preço do produto/serviço que se pretende faturar inclua o IVA e, portanto, caso a opção Preços com IVA esteja selecionada na ficha do produto/serviço, na fatura, esta opção terá de ser, igualmente, selecionada.


O seletor do tipo de item (assinalado na imagem) possibilita a seleção de Produtos, Serviços ou Descritores, consoante o item que se quer faturar. O campo de pesquisa (Cod.) filtra à medida que são digitados caracteres. 


De ressalvar que a utilização de um descritor pressupõe a venda de um item que não faz parte daquilo que é a atividade regular da empresa (por exemplo, um bem do Ativo Fixo Tangível).


Caso o produto ou serviço pretendido ainda não esteja criado na base de dados do TOConline, poderá clicar no botão "+", no campo Código, que permite criar um produto ou serviço sem sair do menu de edição da fatura.


 

Os campos de Descrição, Unidade, Preço e IVA serão preenchidos automaticamente com as informações que constam na ficha do item selecionado, podendo, no entanto, ser editados.


Se o item for isento de IVA, deve-se posteriormente preencher corretamente o Motivo de Isenção correspondente, que irá surgir após selecionar a taxa de IVA de 0%.


Adicionalmente, poderá ser introduzido um Desconto, em percentagem, na linha do item. Aqui, é possível introduzir descontos simples ou compostos. Poderá utilizar descontos compostos inserindo o desconto no formato 5+3 ou 5%+3%.


Por fim, o campo Observações poderá ser utilizado para introduzir dados adicionais que vão ser impressos no documento emitido.



c) Gravar documento

O botão Gravar, coloca o documento no estado Em preparação. Neste momento, o documento ainda não tem nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer campo de informação. Alternativamente, selecionando o menu deslizante do botão, é possível gravar o documento como Finalizado. Neste estado o documento é assinado e é atribuído um número. No estado Finalizado, o documento pode ser enviado ao cliente por email ou em papel recorrendo à impressão normal. Poderá, também, selecionar a opção Gravar finalizada e enviar por email. Neste caso, o TOConline grava, o documento é assinado, sendo-lhe atribuído um número e é enviado para o email do cliente. No menu deslizante do botão pode ainda Gravar finalizada e paga. Ao selecionar esta opção, o programa finaliza o documento, atribuindo-lhe um número, sendo depois aberta a janela de emissão de recibo para que seja escolhida a data e o método de pagamento do recebimento.


 



3. Consultar a Fatura


Após gravar a fatura, poderá consultar a mesma no painel onde surgem os documento emitidos, através do menu Vendas > Documentos de Venda. Neste menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.



Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.


Os filtros poderão, também, ser utilizados para visualizar os documentos por estado. Os documentos são apresentados em diferentes estados, que podem ser identificados pela cor ilustrada à esquerda do número da fatura:

  • Verde: Pago;
  • Preto: Anulado;
  • Azul: Em preparação;
  • Vermelho: Pendente vencido
  • Amarelo: Pendente não vencido.

Poderá consultar esta legenda, à direita do painel de visualização dos documentos, clicando na seta.




É, também, possível aceder ao menu deslizante carregando na seta azul que se encontra à direita de cada documento, onde poderá emitir um recibo ou um documento retificativo à fatura em causa, assim como imprimir, descarregar ou enviar fatura ao cliente por email (saiba como enviar uma fatura por email, clicando aqui).


Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da NEF podem ser consultados por seleção da seta de expansão, à esquerda da linha do documento.



Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

  • Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
  • Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
  • Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.