Como enviar um documento por e-mail ao cliente?

Pode enviar um documento por e-mail selecionando a opção de menu na lista de documentos.

Em alternativa poderá também utilizar o botão no rodapé do formulário de edição do documento.

Assistente de envio do documento por e-mail

Após seleção da opção Enviar por email, o programa exibe o assistente de envio, onde poderá indicar um ou mais endereços de e-mail do destinatário. Por omissão, será exibido o endereço indicado na ficha do cliente referido no documento a enviar. Este campo permite introduzir vários endereços de e-mail, sendo que a vírgula trabalha como separador, mas é opcional. No caso de engano a escrever o endereço, poderá clicar com o cursor no mesmo para editar. Ao escrever o endereço de e-mails existe uma primeira validação, pelo que ,endereços manifestamente inválidos, o sistema representa com uma caixa a vermelho.

De notar que cada recipiente recebe um email, individualmente, e, portanto, não consegue ver para que outras pessoas foi enviado o email (não existe o conceito de cc) para que seja possível controlar individualmente a leitura da mensagem.

Os textos sugeridos para o assunto e o corpo do email são preenchidos por omissão em função do tipo de documento e língua. Pode alterar os textos e personalizar a mensagem no primeiro passo do assistente.

Carregando em Enviar, poderá enviar de imediato o e-mail sem pré-visualização.

Pré-visualização do e-mail a enviar

No segundo passo do assistente, poderá pré-visualizar a mensagem e confirmar o envio.

Confirmação de receção do e-mail pelo cliente

Poderá confirmar a receção do documento por e-mail através da cor do envelope existente na lista de documentos:

• Vermelho: Documento ainda não recebido pelo cliente.
• Laranja: Documento lido por pelo menos um dos destinatários.
• Verde: O documento foi lido por todos os destinatários.

Clicando no ícone do envelope pode verificar o estado do envio para cada um dos destinatários:

Na janela aberta, clicando no botão Imprimir, no canto superior da janela, pode imprimir a lista dos comprovativos de envio.

Se posicionar o rato sobre o ícone de confirmação de acesso conseguirá saber o IP da máquina onde o documento foi acedido. É registada apenas a hora e o endereço IP do 1º acesso ao documento pelo destinatário, os acessos posteriores não são registados. A hora é registada sempre no fuso horário do servidor (em Portugal continental).

No caso dos documentos enviados até 23-01-2020 (na anterior versão) não é possível consultar o emissor e o destinatário, ficará apenas na janela a data de envio a data em que foi acedido.

Se enviar por e-mail um aviso de vencimento de um documento através da lista de documentos conseguirá saber também quando esse mesmo aviso é lido pelo cliente.

Envio de documentos por e-mail em lote

É possível o envio de vários documentos, mesmo de clientes diferentes, em lote. Para tal, deverá selecionar os documentos pretendidos e, de seguida, clicar em Enviar por email.

Posto isto, o programa irá apresentar a lista dos clientes e respetivos documentos selecionados, sugerindo os endereços consoante o que estiver configurado na ficha do cliente.

Para adicionar um endereço, nos clientes cujo endereço está em falta, deverá clicar em Adicionar email. Clicando num endereço sugerido, poderá alterar o mesmo. Aqui, também poderá editar o idioma do email, assim como o assunto e o corpo do mesmo. 

Página de consulta do documento enviado (pelo destinatário)

O documento passa a estar imediatamente disponível no e-mail recebido, não sendo necessário descarregar o documento para uma primeira consulta.

Consulta em browsers atuais

Devido a limitações da plataforma, no caso do iPhone apenas a 1ª página do documento é mostrada. Para evitar erros de impressão no iPhone o botão de impressão é escondido.

Consulta em Android

No sistema operativo Android, não existe suporte nativo para pré-visualizar o PDF, por isso a página apenas mostra os dados de documento e link de descarga.

Limitações em IE10 e IE11

Nos browser antigos o preview não é garantido e é lento por esse motivo nos browsers antigos a página é adaptada para mostrar apenas os dados de documento e link de descarga.