O que são as séries de documentos?

As séries de documentos permitem agrupar os vários documentos da empresa. Os documentos podem ser agrupados por atividade, por localização (quando a empresa tem vários estabelecimentos), ou qualquer outro critério relacionado com o negócio.

O prefixo utilizado para indicador da série do documento é um dos componentes do código de referência do documento. Este identificador da série pode ser qualquer conjunto de caracteres contínuos, não poderá ter espaços nem caracteres especiais. 

O código do documento é composto da seguinte forma: 

  • [TIPO DE DOCUMENTO] [PREFIXO DA SÉRIE]/[NÚMERADOR DE DOCUMENTO NA SÉRIE]

  • Exemplo para o número de documento 1 da série "2020A" de faturas:  FT 2020A/1.

Criação de uma nova série de documentos

Para criar uma série de documentos deverá aceder ao menu Empresa > Configurações > Séries de documentos.


De seguida, deverá clicar no botão "+" e selecionar a opção Criar série.



 

Aberta a janela de criação da nova série de documentos, deverá ser preenchido o campo Prefixo, que se trata de um campo obrigatório. Todos os restantes campos são de preenchimento opcional.


Prefixo: Designação que individualiza a série de documentos a criar e antecede o número do documento na impressão.
Descrição: Descrição do âmbito de utilização da série de documentos em causa.
Modelo de impressão: Poderá escolher um modelo de apresentação do documento impresso através desta opção. Caso não seja selecionado nenhum modelo de impressão, o programa irá assumir o modelo definido no menu Empresa > Configurações > Modelos de impressão. Saiba mais acerca do menu Modelos de impressão, clicando aqui.
Morada: Caso pretenda que a morada a ser apresentada nos documentos de venda da série em causa seja diferente da morada da sede, poderá selecionar, aqui, a morada pretendida, de entre as moradas registadas na ficha da empresa, em Empresa > Configurações > Dados da Empresa. Saiba mais acerca das configurações dos dados da empresa, clicando aqui.
Código da atividade: Se a empresa tiver mais do que um código de atividade, ao indicar na série uma atividade específica, os clientes com faturas dessa atividade, comunicadas ao e-fatura, ficam com os documentos automaticamente classificados (utilizado, por exemplo, pelas IPSS).
Observações: as observações colocadas neste campo serão apresentadas em todos os documentos emitidos para a série em causa.
Por omissão: Série sugerida por defeito, na emissão de documentos.
Ativa: Só é possível criar novos documentos nas séries que estão marcadas como ativas. A série pode ser inativada, posteriormente, quando deixar de ser utilizada.


Representar o IBAN para FT, FS e ND?: Selecionando esta opção e escolhendo a conta bancária em causa, no campo Conta bancária, o IBAN da conta escolhida será apresentado nas faturas, faturas simplificadas e notas de débito.
Série de débito direto?: Série utilizada para cobrança de débito direto no banco. Os documentos desta série só podem ser emitidos para clientes configurados com débito direto, na respetiva ficha de cliente.
Série com referência multibanco: Série utilizada para emissão de documentos com referência multibanco.
Série EDI: Opção apenas disponível para empresas que tenham a licença de Gestão Comercial Plus (GC+) ativa. Saiba como configurar a faturação EDI, clicando aqui.
Assinatura digital qualificada nos documentos de faturação (Obrigatório para EDI): Opção de ativação da assinatura qualificada nos documentos emitidos para a série em causa. Saiba mais acerca da configuração da assinatura eletrónica no TOConline, clicando aqui.


Regime de IVA de Caixa: Série utilizada para emissão de documentos no Regime de IVA de Caixa.
Regime One Stop-Shop: Opção apenas disponível para empresas que tenham a licença de Gestão Comercial Plus (GC+) ativa. Saiba como criar uma série de faturação OSS, clicando aqui.



Editar séries de documentos


Após a criação de uma série de documentos, a mesma poderá ser consultada e, posteriormente, editada, no menu Empresa > Configurações > Séries de documentos.


Neste menu, pode consultar o estado de cada série, sendo que a legenda pode ser visualizada, clicando na seta que encontra à direita. Caso o estado se encontre:
- Ativa, a verde: A série encontra-se ativa para todos os tipos de documento;
- Ativa, a laranja: A série encontra-se inativa para certos tipos de documento;
- Inativa: A série encontra-se inativa para todos os tipos de documento.



O programa apresenta uma série pré-configurada, cujo prefixo equivale ao ano presente, que poderá ser utilizada e editada.


O programa sugere a utilização de séries anuais (inclui o ano no prefixo da série). Quando o utilizador entrar pela primeira vez no programa, no novo ano, será sugerida a duplicação das séries do ano anterior. Desta forma, se existir a série 2020A e 2020B, o programa abrirá de forma automática as séries 2021A e 2021B, no novo ano.


Quando é criada uma nova série, esta é criada para todos os tipos de documentos de vendas e de compras, sendo que poderá efetuar edições de forma geral, que têm impacto em todos os tipos de documentos emitidos com a série em causa, ou para cada um dos tipos de documentos.




Na linha da série em causa, clicando na seta à direita do Estadoserá aberto o menu de opções que permitem editar a série para todos os tipos de documentos. Aqui, poderá:

  • Desativar: Define a série como inativa para todos os tipos de documento.

  • Editar: Editar as definições da série.

  • Eliminar: Elimina a série se não existirem documentos de nenhum tipo nessa série.


Apenas é possível eliminar uma série se ainda não existirem documentos criados, nem avenças configuradas com a série em causa.


  • Editar observações em todos os tipos: Permite alterar as observações da série em todos os tipos de documento. Esta função irá sobrepor as observações colocadas num tipo de documento específico da série.

  • Comunicar à AT e Finalizar a sérieOpções de comunicação das séries à Autoridade Tributária (obrigatoriedade suspensa durante o ano de 2022, pelo Oficio-Circulado n.º 30243/2021, de 11/11).





Na janela de visualização, à direita, poderá consultar informação referente à configuração da série selecionada, assim como a listagem de todos os tipos de documentos para os quais a série se encontra disponível. Assim, para cada tipo de documento de cada série, poderá verificar: o número de vias configurado, o estado (ativo ou inativo) e o código da AT, atribuído no momento de comunicação da série (obrigatoriedade suspensa durante o ano de 2022).


Para editar cada tipo de documento, deverá colocar o cursor em cima do tipo de documento em causa e clicar no botão Editar.



Aqui, poderá editar o Numerador, que permite indicar qual o número do último documento emitido, para que o programa dê continuidade à numeração dos documentos, o Número de vias, ativar ou inativar a série e colocar observações, que serão aplicadas ao tipo de documentos em causa.


O numerador só pode ser alterado enquanto não criar nenhum documento desse tipo na série em causa. Ao migrar de outro programa deve configurar todos os numeradores, previamente, se pretender manter as mesmas séries.

Numerador: Aplicando o número do último documento emitido, o programa dará continuidade à numeração dos documentos.

Número de vias: 

  • 1 (Original)

  • 2 (Original e duplicado) 

  • 3 (Original, duplicado e triplicado)

  • 4 (Original, duplicado, triplicado e quadruplicado)

Ativa: Indica se a série está ativa ou inativa para o tipo de documento em causa apenas.

Observações: Observações da série para o tipo de documento em causa.


Notas acerca das série de documentos

  1. Validações ao prefixo da série

    • É obrigatório;

    • É uma única palavra (não pode ter espaços);

    • Não pode exceder os 35 caracteres;

    • A-Z, 0-9 e .-_ são os únicos carateres válidos;

    • Separadores (.-_) não podem ser usados no início/fim nem seguidos;

    • Não pode ser alterado se já existir um documento criado na série;

    • Só pode existir um prefixo de série marcado por omissão.


  2. Validações a referências multibanco

    • Só pode marcar alguma série com Referência Multibanco se configurar previamente o fornecedor de referências no menu Empresa > Configurações > Referências multibanco.

    • Só os tipos de documento Fatura, Fatura simplificada e Nota de débito podem ter Referencia multibanco.


  3. Validações no Regime de IVA de Caixa

    • Só os tipos FT, FR, FS, RC, FPF, FC, FCA, PF, ND, NC e NCF podem ter Regime de IVA de Caixa.

    • O tipo de documento (RC) Recibo numa série marcada como Regime de IVA de Caixa tem de ter o número de vias maior ou igual a 2 (Original e Duplicado).

    • Não pode alterar a definição de Regime de IVA de Caixa se existirem documentos na série.

    • Ao ativar o Regime de IVA de Caixa, nos dados da empresa, caso ainda não exista nenhuma série com a opção de Regime de IVA de Caixa selecionada, será criada automaticamente uma série para o efeito. Saiba como ativar este regime, clicando aqui.

  4. Só os tipos FT, FS e ND podem ter débito direto.


  5. O numerador só pode ser alterado se não existirem documentos finalizados na série.


  6. A série só pode ser apagada se não existirem documentos criados em nenhum tipo de documento.


  7. Ao criar uma série com um determinado prefixo, esta série será aberta de forma automática pelo programa para todos os tipos de documento. Desta forma ao criar um documento dependente será sugerido a mesma série. Por exemplo, ao criar um recibo sobre uma fatura da série 2020A será sugerido para o recibo também a série 2020A, podendo no entanto ser alterada se o utilizador pretender.


  8. Nas séries de faturação EDI só são criados os tipos de documentos apropriados (FR, FS, FT, NC e ND), não sendo possível criar os restantes tipos de documentos para estas séries.