Implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.


A eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) é responsável pela coordenação e implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP). 


Com o Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, foi atribuída à eSPap a competência para emitir requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da faturação eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a solução para receção e processamento de faturas eletrónicas. 


As datas de início da obrigatoriedade de emissão, receção e processamento de faturas eletrónicas, no âmbito da contratação pública, constam do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.



O que é a faturação eletrónica EDI?


EDI significa transmissão eletrónica de dados estruturados dos documentos (Electronic Data Interchange). Na prática, esta transmissão de dados permite que o fornecedor envie um documento através do seu sistema e que este seja integrado de forma automática no sistema recetor (do cliente) como uma compra.


Para que esta integração aconteça, é necessário respeitar uma estrutura de representação do documento (ou sintaxe) do documento e adicionalmente codificar o conteúdo de cada campo por forma a que os dados sejam interpretáveis pelo sistema recetor.


Estes requisitos são impeditivos para a maioria das transações entre as PMEs. Só os compradores com grande preponderância sobre os seus fornecedores conseguem exigir a entrega de documentos por EDI. Verifica-se a utilização massiva do EDI, por exemplo, nas grandes empresas de distribuição alimentar, que exigem a entrega de faturas aos seus fornecedores através de plataformas privadas EDI.


O Estado decidiu impor aos seus fornecedores e, para isso, atribuiu à eSPap a responsabilidade de implementação de uma plataforma de faturação eletrónica que agrega as entidades estatais como Clientes e os fornecedores que lhe pretendam emitir faturas.


O formato sintático e semântico escolhido para as próprias próprias faturas foi o CIUS-PT (Um ficheiro XML que representa cada um dos documentos enviados).  



EDI no TOConline - Plataformas suportadas


O TOConline permite a transmissão de faturas através de EDI (Electronic Data Interchange) com a representação dos documentos em conformidade com a norma semântica definida para Portugal, o CIUS-PT (Ver manual da eSPap sobre o formato de faturas CIUS-PT).


O sistema está preparado para transmitir documentos para duas plataformas de faturação eletrónica, a FE-AP do estado, implementada pela eSPap, sem custos de utilização, e a Saphety, uma plataforma privada com custos de utilização.


Para emitir faturas eletrónicas ao Estado, através de EDI, é necessário que a entidade do Estado a quem pretende faturar esteja registada na plataforma da eSPap, ou, em alternativa, numa plataforma privada, mas, neste caso, existirá um custo pelo envio de cada um dos documentos.



Registo de fornecedores


O primeiro passo a seguir pelas empresas que pretendem emitir faturas eletrónicas EDI ao estado é o registo como fornecedor numa plataforma suportada pela empresa cliente.


Em principio, sendo uma empresa do estado, deverá estar registada na plataforma da eSPap, indicada como referência pela Administração Púbica.


O registo de fornecedores na eSPap pode ser realizado aqui


Consulta do manual de Adesão de fornecedores da eSPap


Se a empresa do estado à qual pretende faturar não estiver ainda registada como fornecedor na eSPap, terá que utilizar um operador privado. O TOConline está preparado, também, para enviar documentos através do operador Saphety. Neste caso, terá que contratar previamente o serviço da Saphety, com um custo de envio por cada documento transmitido.


Os custos e a subscrição do serviço para envio de documentos através da Saphety pode ser consultado aqui.