Introdução
Para enviar documentos EDI a partir do TOConline é necessário o registo da empresa na plataforma utilizada pelo seu cliente. O estado desenvolveu uma plataforma de receção de faturas, a FE-AP da eSPap. Poderá enviar documentos através da eSPap para todas as empresas do Estado aqui registadas, sem qualquer custo de envio.
Para enviar faturas EDI a partir do TOConline terá que ativar uma licença de Gestão Comercial GC+
Saiba mais sobre EDI e sobre o registo de fornecedores na plataforma do estado consultando estes dois artigos do manual:
Introdução das credenciais da plataforma EDI
Após o registo como fornecedor, nas plataforma eSPap ou Saphety, será fornecido um código de utilizador e uma senha para envio de documentos através da plataforma. No registo como fornecedor na plataforma YET, para além do código de utilizador e da senha é também fornecido o ClientID.
Essas credenciais de acesso devem ser inseridas nas senhas da empresa, através do menu: Empresa > Configurações > Senhas da empresa.
Se pretender poderá emitir faturas eletrónicas EDI através de várias plataformas. Para isso terá que configurar uma série EDI independente para cada uma.Configuração da série de documentos EDI
Após configuração das credenciais de acesso à plataforma de receção de faturas eletrónicas EDI, terá que configurar uma série específica para envio de faturas eletrónicas através da plataforma escolhida.
A criação das séries de faturação é realizada através do menu Empresa > Configurações > Séries de documentos.
No formulário de criação das séries terá de selecionar a opção Série EDI onde deverá escolher a plataforma que vai utilizar para envio de faturas eletrónicas ao Estado (eSPap, Saphety ou YET).
Criação da fatura e Introdução dos campos adicionais CIUS-PT
Para criar uma fatura eletrónica EDI no TOConline, o utilizador deve criar um documento normalmente na opção de menu Vendas > Documentos de venda > Faturas.
Podem ser criados em séries EDI os documentos do tipo:
- FT - Faturas
- FS - Faturas simplificadas
- FR - Faturas recibo
- ND - Notas de débito
- NC - Notas de crédito
Os documentos criados em séries EDI e ainda não comunicados, ficam com um ícone "EDI" como indicado na figura seguinte. Este ícone assume várias cores, dependendo do estado de comunicação do documento. Clicando no ícone poderá consultar o detalhe de envio e receção do documento pelo cliente, tal como acontece com os documentos enviados por email.
Estados de envio do documento
- Branco: Documento EDI ainda não enviado;
- Amarelo: Documento enviado com sucesso, aguarda confirmação de receção pelo cliente;
- Verde: Documento enviado com sucesso e confirmada a receção pelo cliente;
- Vermelho: O documento cumpre todas as regras do CIUS-PT, senão o TOConline não permite o envio, mas o cliente rejeitou o documento, por exemplo, porque existe algum campo especifico que pretende receber como o número do contrato público.
Consulta do estado de envio (clicando no ícone EDI)
Nesta janela, após o envio do documento conseguirá descarregar o ficheiro CIUS-PT correspondente ao original da fatura (em formato XML CIUS-PT)
Na faturação eletrónica EDI não é obrigatória a representação da fatura em PDF, o ficheiro que corresponde ao original do documento a ser contabilizado é o ficheiro no formato XML, com a sintaxe e a semântica definida pelo CIUS-PT.
Envio de documentos ao cliente (estado)
Para enviar uma fatura eletrónica EDI ao cliente, deverá selecionar a opção de menu disponível na linha do documento, Enviar por EDI, como representado na imagem em baixo.
O envio de Faturas eletrónicas em formato EDI CIUS-PT, pressupõe a existência de um acordo prévio entre o fornecedor e o cliente.
Neste acordo pode ser exigida pelo cliente (a entidade estatal neste caso) um conjunto de informações complementares, que existem normalmente como notas ou observações nas faturas tradicionais enviadas em PDF.
Ao selecionar a opção Enviar por EDI, o TOConline vai exibir um assistente de envio, onde poderá preencher os campos exigidos pelo fornecedor. Os campos a preencher podem depender de cliente para cliente.
Após preenchimento da informação solicitada pelo cliente em causa, o utilizador poderá, no TOConline, validar localmente o formato CIUS_PT com a informação do documento e a informação adicional que preencheu. Só após obter um documento original CIUS-PT válido poderá enviar o documento ao cliente.
Caso o CIUS-PT apresente algum erro, o TOConline irá aviar o utilizador para corrigir a situação antes de enviar.
Consulta do estado de envio e receção do documento
Clicando no ícone EDI, na linha do documento, após o envio da fatura eletrónica EDI CIUS-PT, o utilizador poderá consultar, tal como no envio por email, o resultado do envio e da receção do documento.
O resultado histórico da troca de mensagens entre o fornecedor e o cliente será exibido como ilustrado no exemplo da seguinte figura.
Atenção!
As empresas que utilizam a plataforma eSPap para envio da faturação eletrónica carecem da emissão e envio de documentos de teste, numa fase inicial. Após término do período de testes, estas empresas deverão solicitar a passagem da empresa para ambiente de produção, no TOConline, reencaminhado o email da eSPap com essa indicação ao suporte do TOConline. Para tal, poderão enviar um email para o endereço suporte@toconline.pt, identificando a empresa em causa.