As tarefas de geração, validação, conferência e submissão das Declarações Periódicas e Recapitulativas de IVA estão posicionadas no menu Contabilidade >Relatórios > Declarações.
Aqui, poderá gerar as Declarações Periódicas e Recapitulativas através das opções Declaração Periódica e Declaração Recapitulativa, respetivamente, e conferir os valores incluídos automaticamente nas declarações, no Mapa de conferência.
Declaração Periódica de IVA
Para o preenchimento Automático da DPIVA basta que, no momento de contabilização, sejam preenchidos corretamente os campos Controlo de Terceiros e a coluna Código de IVA do lançamento.
Os códigos de IVA encontram-se disponíveis para consulta e análise no menu Contabilidade >Planos > Códigos de IVA. Saiba mais acerca dos códigos de IVA e deste menu, clicando aqui.
Para confirmar os lançamentos e os valores que estão a ser incluídos na declaração existe o Mapa de Conferência, que permite verificar todos os lançamentos com códigos de IVA, os valores e os campos da declaração atribuídos ao lançamento.
Neste mapa, são igualmente evidenciados alertas de lançamentos que não se encontram a ser incluídos na declaração e que o sistema os classifica como possíveis lançamentos a ser incluídos na mesma (por exemplo, lançamentos com contas da classe 24 e sem código do IVA).
Este mapa encontra-se disponível no menu Contabilidade > Relatórios >Declarações e é possível a sua exportação em formato pdf e xls (Excel).
De seguida, após consultar o Mapa de Conferência, aceda ao menu Contabilidade > Relatórios > Declarações, carregue no botão Declaração Periódica e em Criar Declaração, selecionando o período a que diz respeito a declaração e o prazo da mesma.
Embora seja pré-preenchida automaticamente, o utilizador poderá realizar as alterações que desejar, ou seja, a Declaração é totalmente editável. Poderá igualmente adicionar novos anexos que não tenham sido criados automaticamente no momento da criação da declaração.
Para além da declaração ser criada de forma automática, não é necessário aceder ao portal da Autoridade Tributária, uma vez que as tarefas de validação, submissão e posterior extração da guia de pagamento poderão ser efetuadas no TOConline, através dos botões designados para o efeito, localizados no canto superior direito.
Através da opção Validar existe a possibilidade de validar a declaração, de acordo com o validador da Autoridade Tributária.
A opção Submeter permite submeter a declaração diretamente a partir do TOConline.
Na tarefa de submissão, devem ser inseridas as credenciais de acesso ao Portal das Finanças.
A opção Descarregar permite a descarga da declaração, em 3 formatos diferentes. A opção .txt é utilizada para a carregar a Declaração na aplicação local / offline da DPIVA; o formato .xml permite a submissão da Declaração na aplicação online da DPIVA do Portal das Finanças.
A opção Eliminar permite apagar a Declaração Periódica gerada, tratando-se de uma operação com efeito irreversível.
Após submissão da Declaração Periódica, o programa sugere o encerramento em IVA, com data do último dia do mês/trimestre submetido.
Guia de pagamento da Declaração Periódica de IVA
Para extrair a guia de pagamento, deverá clicar na opção Ver relatório / Obter guia, no canto superior direito da declaração.
Adicionalmente, e caso possua a funcionalidade MCONTABILIDADE ativa, pode, inclusivamente, realizar o pagamento automático da declaração, beneficiando da posterior conciliação automática com o extrato bancário.
Poderá confirmar a receção da guia por e-mail, no menu Área de contabilista > Executar tarefas da empresa, selecionando a tarefa Envio e pag. IVA e, de seguida, clicando em Histórico e documentos arquivados.
Através da cor do envelope existente no histórico das declarações, poderá verificar o estado de receção do email:
- Vermelho - Documento ainda não recebido pelo(s) destinatário(s);
- Laranja - Documento lido por, pelo menos, um dos destinatário;
- Verde - O documento foi lido por todos os destinatários.
Clicando no envelope, poderá verificar quando é que a guia foi consultada pelo destinatário e imprimir a confirmação de receção do documento.
O email é registado como acedido quando o destinatário clica em Consultar, no email rececionado.
Declaração Recapitulativa de IVA
À semelhança da Declaração Periódica de IVA, a Declaração Recapitulativa é pré-preenchida automaticamente, considerando o correto preenchimento dos campos do lançamento contabilístico, em especial, a identificação das entidade (cliente / fornecedor) no campo do Controlo de Terceiros e a validação / seleção do(s) código(s) de IVA aplicável(eis) às operações.
Na submissão, e dado que não está disponível o serviço webservice para submissão automática desta declaração a partir de aplicações externas, deve descarregar a declaração em formato .xml para enviar a declaração através da aplicação online da Autoridade Tributária.
Após a submissão, poderá sinalizar a declaração como submetida externamente no botão para o efeito.Os códigos de IVA que preenchem automaticamente esta declaração são os seguintes:
