O menu Compras > Guias permite o acesso ao registo das Guias de Transporte de Fornecedor, bem como à emissão de Guias de Devolução a Fornecedor e correspondente tarefa de comunicação do documento à Autoridade Tributária.

Criação de uma Guia de Devolução a Fornecedor 

1. Selecionar o botão criar Guia de devolução

Para emitir uma guia de devolução basta aceder ao menu Compras > Guias > Guias de Devolução

Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação da guia de devolução é semelhante à criação de uma guia de transporte de fornecedor, optamos por exemplificar apenas a criação de uma guia de devolução.

Atentemos ao submenu Guias, que tem este aspeto: 

É possível carregar no botão "+", que remete desde logo para a criação do tipo de documento pretendido, de entre os tipos de documentos disponíveis. 

Depois de selecionada a opção Guia de devolução, é apresentada a caixa de diálogo de emissão da Guia de devolução de fornecedor.

2. Preenchimento dos campos da Guia de Devolução

Os campos Guia de devolução e Série permitem alterar o tipo de documento a criar e a série de documento, respetivamente.

A caixa de diálogo para emissão da guia de devolução é dividida por secções de informações, que devem ser preenchidas de acordo com as informações a constar no documento emitido. 

2.1.  Dados do documento   

Nesta secção podem ser preenchidos os campos relacionados com a informação do documento em si. Por exemplo, o campo Vossa ref. permite a introdução do número do documento do fornecedor ou de qualquer outra referência associada.

2.2. Dados do fornecedor

O campo Nome permite a pesquisa, por aproximação, pelo Nome ou NIF do fornecedor a selecionar para a emissão do documento.

É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de fornecedores registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de fornecedores criados. Se, eventualmente, o fornecedor ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática.

2.3. Dados de carga e de descarga 

Os campos Endereço permitem a pesquisa automática das moradas das entidades, permitindo a seleção das moradas pretendidas. Alternativamente, poderá proceder ao preenchimento manual dos campos de Morada e de Data e Hora de carga e descarga.

Adicionalmente poderá, no campo Matrícula, definir a matrícula do veículo que realiza o transporte.

Note-se que, depois de selecionado o fornecedor, as moradas de carga e descarga aparecem preenchidas, por defeito, com as informações da empresa e do fornecedor, mas podem ser alteradas.

Existe a possibilidade de preencher várias moradas na ficha do Fornecedor, que poderá consultar no menu Empresa > Entidades > Fornecedores e definir determinada morada como Morada de Carga. Assim, quando selecionar esse mesmo fornecedor, a morada de descarga aparecerá preenchida por defeito, caso se trate de uma guia de devolução ou morada de carga, caso de trate de uma guia de transporte.

2.4. Linhas

A opção Preços com IVA deve ser selecionada antes da inserção em linha dos produtos e/ou categorias de despesa, caso o pretendido seja que os preços apresentados dos itens incluam IVA.

A opção Guia sem preço deverá ser ativada, caso o pretendido seja que o preço dos produtos transportados não sejam apresentados. 

A escolha do tipo de linha a introduzir, isto é se se trata de um Produto ou de uma Categoria de Despesa, é realizada a partir da seleção do campo que se encontra à esquerda da coluna Código. E, após a seleção, poderá realizar a pesquisa, por aproximação, no campo Código pela descrição, código de barras ou código do artigo.

Caso pretenda a introdução de descrição apenas, bastará que mantenha o campo Código em branco, sendo que, neste caso, deverá garantir que a opção Usar apenas produtos e categorias de despesas criados nos itens da empresa não se encontra selecionada, no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.

2.5. Observações

O separador Observações permite a inserção de informação adicional que deverá constar no documento.

2.6. Custos

No separador Custos poderá inserir informação relativa a custos relacionados com a guia de devolução de fornecedor, como é o caso de Transporte, Alfândega, Financeiro e Outros.

2.7. Gravar

Para concluir a operação, poderá gravar o documento com o estado Em preparação selecionando o botão Gravar. Neste estado, o documento não tem ainda nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer informação.

Alternativamente o documento pode também ser gravado no estado Finalizado, selecionando a opção Gravar finalizada. Neste estado não é permitida qualquer tipo de alteração posterior e o documento já terá um número. 

No caso das guias de devolução, a guia pode também ser comunicada à Autoridade Tributária selecionando a opção Gravar finalizada e comunicar à AT. 

No caso das guias de transporte de fornecedor, é apenas possível selecionar a opção Gravar finalizada. 

Note-se que, os separadores Totais e Resumo de IVA são preenchidos em conformidade com o que for preenchido no separador Linhas, e por isso não são campos editáveis.

3. Consulta dos documentos criados

Uma vez o documento criado, pode ser consultado na listagem de documentos. Na linha de cada documento, acedendo ao menu deslizante,  é possível realizar várias ações das quais destacamos:

• Comunicar à AT - caso a GDF ainda não tenha sido comunicada à AT, selecionando esta opção será encaminhado para a janela de comunicação de guias à Autoridade Tributária;
• Converter em nota de crédito de fornecedor - possibilidade de converter a guia de devolução de fornecedor em nota de crédito em conformidade com todas as informações registadas no documento de transporte.

Note-se que, no caso das Guias de Transporte de Fornecedor, não é possível comunicar o documento à AT, nem converter em NCF. No entanto, este tipo de documento pode ser convertido em fatura, fatura de auto faturação e/ou guia de devolução.

Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

• Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
• Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
• Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.

Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir da guia podem ser consultados por seleção da seta de expansão.

Ainda no mesmo menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.

Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. 

Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.