A criação de avenças permite programar a emissão de faturas ou faturas simplificadas de forma automática, de forma periódica.
Criação de uma avença
1. Abrir a janela de edição de uma nova avença
Para criar uma avença, deverá aceder ao menu Vendas > Documentos de Venda > Avenças.
De seguida, terá de clicar no botão "+" e clicar em Criar Avença, no menu deslizante.
2. Preenchimento de uma avença
a) Preenchimento dos dados da avença
Deverá começar por colocar uma Descrição à avença, que permita identificar a mesma das restantes.
De seguida, no campo Data de início, terá de indicar qual a data de emissão da primeira fatura que irá ser gerada pela avença. Após a emissão do primeiro documento, o programa irá emitir automaticamente os próximos documentos segundo a periodicidade definida nos campos frequência (Freq.) e Tipo. Definindo, por exemplo, a Frequência como sendo 1 e o Tipo como mês, o programa irá gerar um documento por mês (a contar da data de início). Se for definida a Frequência como 2 e o Tipo como mês, o programa irá gerar um documento de dois em dois meses.
O campo Data de fim poderá ser preenchido no caso de se pretender definir até quando é pretendida a emissão dos documentos através da avença, no entanto, o seu preenchimento não é obrigatório. Não preenchendo este campo, o programa irá emitir a fatura indefinidamente.
Após a emissão do primeiro documento através da avença em causa, deixa de ser possível editar os campos Data de início, Frequência e Tipo.
Caso seja selecionada a opção Guardar documentos gerados no estado FINALIZADO, o programa irá finalizar a fatura gerada, atribuindo-lhe o número, automaticamente. Se não se selecionar esta opção, o programa irá deixar o documento gerado no estado Em preparação, permitindo a sua alteração e a fatura deverá ser finalizada manualmente.
Tendo selecionado a opção Guardar documentos gerados no estado FINALIZADO, poderá, ainda escolher Enviar fatura por email para o cliente. Neste caso, o programa irá enviar a fatura gerada ao cliente, para os endereços de e-mail definidos na ficha do cliente.
Para adicionar endereços de e-mail à ficha do cliente, deverá aceder ao menu Empresa > Entidades > Clientes e, editando a ficha do cliente em causa, terá de preencher o campo E-mail. Poderá, ainda, adicionar endereços de e-mail adicionais, acedendo às Informações adicionais, na ficha do cliente, e clicando no botão Adicionar Email.Por omissão a Avença é colocada no estado ativa, no entanto, se pretender, tem a possibilidade de suspender a mesma, posteriormente.
b) Preenchimento dos dados do documento
Aqui, deverá selecionar o tipo da fatura pretendido (Fatura, Fatura-recibo ou Fatura simplificada) e a série que irá ser aplicada aos documentos gerados. Nesta secção, poderá também definir o prazo de vencimento e a percentagem de retenção, caso se aplique.
Por omissão, o método de pagamento é Numerário. Caso pretenda mudar o método de pagamento da fatura deve aceder à ficha do cliente em Empresa → Clientes → Selecionar Cliente → Informações Adicionais → Valores por omissão para recibos e proceder às alterações necessárias.c) Preenchimento dos dados do cliente
Se o cliente estiver previamente criado, ao digitar o nome é efetuada uma pesquisa por aproximação e ao selecionar uma das sugestões os dados do cliente são preenchidos automaticamente no documento.
Se o cliente não existir, poderá preencher o nome, NIF e morada. Ao gravar o documento o cliente será criado na tabela de clientes.
d) Preenchimento das linhas do documento
A opção Preços com IVA deve ser selecionada de acordo com a definição prévia dos preços nas fichas de produtos e serviços, para evitar erros de arredondamento. Isto é, caso o preço do produto/serviço que se pretende faturar inclua o IVA e, portanto, caso a opção Preços com IVA esteja selecionada na ficha do produto/serviço, na fatura, esta opção terá de ser, igualmente, selecionada.
O seletor do tipo de item (assinalado na imagem) possibilita a seleção de Produtos, Serviços ou Descritores, consoante o item que se quer faturar. O campo de pesquisa (Cod.) filtra à medida que são digitados caracteres.
De ressalvar que a utilização de um descritor pressupõe a venda de um item que não faz parte daquilo que é a atividade regular da empresa (por exemplo, um bem do Ativo Fixo Tangível).Os campos de Descrição, Unidade, Preço e IVA serão preenchidos automaticamente com as informações que constam na ficha do item selecionado, podendo, no entanto, ser editados.
Se o item for isento de IVA, deve-se posteriormente preencher corretamente o Motivo de Isenção correspondente, que irá surgir após selecionar a taxa de IVA de 0%.
Adicionalmente, poderá ser introduzido um Desconto, em percentagem, na linha do item. Aqui, é possível introduzir descontos simples ou compostos. Poderá utilizar descontos compostos inserindo o desconto no formato 5+3 ou 5%+3%.
Por fim, o campo Observações poderá ser utilizado para introduzir dados adicionais que vão ser impressos no documento emitido.
Consultar a avença
Após gravar a avença, a mesma será apresentada no menu Vendas > Documentos de Venda > Avenças. Neste menu, poderá filtrar as avenças criadas por estado (Ativa ou Inativa) ou pelas avenças criadas por um determinado utilizador.
É, também, possível aceder ao menu deslizante carregando na seta azul que se encontra à direita de cada documento, onde poderá inativar, alterar, duplicar ou anular a avença selecionada.
