A página de Utilizadores poderá ser acedida através do menu Empresa > Configurações > Utilizadores.



Neste menu, poderá consultar os utilizadores já criados, editar os utilizadores e criar novos utilizadores.



Criar utilizadores


Para criar um utilizador, deverá clicar no botão "+", do lado esquerdo do ecrã, e selecionar a opção Criar utilizador.



Aqui, deverá introduzir o nome do utilizador e indicar o endereço de email do mesmo, que será utilizado para acesso ao TOConline, no campo Endereço de email.


Selecionando a opção O utilizador é empresário responsável pela empresa?, será atribuído perfil de Empresário ao utilizador. Um utilizador com o perfil de empresário responsável terá acesso total ao programa. Contudo, o acesso aos módulos Salários, Contabilidade e Ativos são geridos pelo Contabilista Responsável.


A atribuição de perfil de empresário a um utilizador é uma operação irreversível, pelo que, após conceder acesso de Empresário a um utilizador, não será possível remover esta permissão.



Avançando, no passo seguinte, deverá atribuir os acessos pretendidos ao utilizador, para cada módulo.


A atribuição de acesso ao módulo da Contabilidade não é suficiente para que o utilizador consiga aceder ao Exercício. O acesso ao Exercício fiscal é definido pelo Contabilista responsável no módulo da Contabilidade. Saiba como, clicando aqui.


Caso selecione a opção O utilizador é colaborador da empresa para efeito de processamento de salários?, será criada a ficha de colaborador, no menu Salários > Organização > Cadastro de Pessoal.


A opção O utilizador é operador de caixa. Acesso via API (aplicações externas) permite criar o utilizador como operador de caixa em aplicações externas integradas com o TOConline via API, como o POS Cloudware, sem que o mesmo tenha acesso à faturação, no TOConline.


Por defeito, os utilizadores com perfil de Contabilista responsável e Empresário têm acesso ao módulo de Reconciliações Bancárias. No entanto, caso pretenda que um utilizador com um perfil diferente tenha acesso aos extratos bancários e ao módulo de Reconciliações Bancárias, deverá ser selecionada a opção Utilizador com acesso a extratos e reconciliações bancárias.


Caso haja a necessidade de o utilizador efetuar operações que requeiram as senhas do contabilista do Portal das Finanças ou da Segurança Social, deverá selecionar a opção Utilizador com acesso às senhas de contabilista. Saiba como gravar as senhas do contabilista, clicando aqui.


Por sua vez, caso haja a necessidade de o utilizador efetuar operações que requeiram as senhas da empresa do Portal das Finanças, da Segurança Social, faturação EDI, entre outros, deverá selecionar a opção Utilizador com acesso às senhas da empresa. Saiba como gravar as senhas da empresa, clicando aqui.


 

Por fim, poderá verificar o email que o utilizador irá receber e a partir do qual deverá definir a sua senha. Para concluir, bastará clicar em Confirmar.




Configuração de utilizadores


Após a criação do utilizador, este passará a constar na listagem de utilizadores, que pode ser consultada no menu Empresa > Configurações > Utilizadores.


Neste menu, poderá, também, editar os utilizadores, através do menu de opções, disponível à direita, na linha de cada utilizador.


Botão "+": Ao clicar no botão "+", abre a caixa de diálogo de criação de um novo utilizador.
Listagem de Utilizadores: Neste menu, são apresentados todos os utilizadores criados, os endereços de correio eletrónico associados e os respetivos perfis de acesso.
Filtrar resultados: Campo de texto livre, que permite a filtrar os utilizadores apresentados.
Ver todos os filtros: Permite filtrar os utilizadores pelas Permissões concedidas aos mesmos ou pelos utilizadores que têm ou não acesso ao TOConline.
Menu de opções: O menu deslizante apresenta as seguintes ações disponíveis:
-  
Editar email de acesso: Permite alterar o endereço de email de acesso do utilizador. O próprio utilizador poderá fazer esta alteração, clicando no botão das Configurações, no canto superior direito do ecrã e selecionando a opção Redefinir email acesso ao TOConline.
Editar permissões
: Permite alterar as permissões atribuídas ao utilizador.
Alterar perfil para empresário: Permite dar acesso de Empresário ao utilizador em causa.
Bloquear acesso de utilizador: Não sendo possível eliminar um utilizador que já tenha criado documentos no TOConline, ou, no caso dos colaboradores, que já tenham recibos finalizados, poderá bloquear o mesmo, para que este deixe de conseguir aceder à empresa, no TOConline.
- Remover utilizador: Caso não existam documentos criados pelo utilizador, nem recibos de vencimento finalizados, no caso de o utilizador ser colaborador da empresa, para efeitos salariais, poderá eliminar o utilizador. Desta forma, o mesmo deixará de ter acesso à empresa, no TOConline.