O TOConline suporta os tipos de documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços Orçamentos (OR) e Faturas Pró-forma (FP).

Os orçamentos e as faturas pró-forma não possuem qualquer diferença entre elas do ponto de vista de estrutura, pelo que a sua utilização deverá divergir apenas no que toca à sua finalidade comercial.

Criação de um Orçamento

1. Selecionar o botão criar Orçamento

Para emitir um orçamento ou fatura pró-forma, deve-se aceder ao menu Vendas > Orçamentos.

Note-se que, uma vez que, na sua génese, a criação dos orçamentos e das faturas pró-forma é igual, vamos apenas exemplificar apenas com a criação do orçamento. 

Para criar um orçamento, deve-se carregar no botão "+". Através do menu deslizante também é possível criar uma fatura pró-forma.

2. Preenchimento dos campos do orçamento

Campo Novo orçamento: seletor do tipo de documento (Orçamento ou Fatura pró-forma).
Campo Série: seletor da série do documento. A série apresentada por defeito é a que assim está definida no menu Empresa > Configurações > Definições Avançadas.
Moeda: seletor da moeda, permitindo emitir documentos em uma moeda diferente da moeda corrente em Portugal. Saiba como criar uma fatura em moeda estrangeira, clicando aqui.
Desconto cabeçalho: possibilidade de aplicar uma percentagem de desconto sobre todas as linhas do documento.

a) Preenchimento dos dados do cliente

É possível, à medida que os dados vão sendo introduzidos, pesquisar e filtrar no universo de clientes registados no programa. Também é possível colocar apenas o NIF, sendo que o programa pesquisará o respetivo número na lista de clientes criados. Se, eventualmente, o cliente ainda não estiver registado, depois de colocar o NIF, ao carregar na tecla “TAB”, o programa irá pesquisar também na base de dados das empresas que utilizem o TOConline. Caso a referida empresa não exista na base de dados do TOConline, também irá ser pesquisada no VIES (Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA), sendo possível preencher assim os dados do terceiro de forma rápida e automática. 

b) Preenchimento das linhas do documento

A opção Preços com IVA deve ser selecionada de acordo com a definição prévia dos preços nas fichas de produtos e serviços, para evitar erros de arredondamento. Isto é, caso o preço do produto/serviço que se pretende adicionar inclua o IVA e, portanto, caso a opção Preços com IVA esteja selecionada na ficha do produto/serviço, no orçamento, esta opção terá de ser, igualmente, selecionada.

O seletor do tipo de item (assinalado na imagem) possibilita a seleção de Produtos, Serviços ou Descritores, consoante o item que se quer adicionar. O campo de pesquisa (Cod.) filtra à medida que são digitados caracteres. 

De ressalvar que a utilização de um descritor pressupõe a venda de um item que não faz parte daquilo que é a atividade regular da empresa (por exemplo, um bem do Ativo Fixo Tangível).

Caso o produto ou serviço pretendido ainda não esteja criado na base de dados do TOConline, poderá clicar no botão "+", no campo Código, que permite criar um produto ou serviço sem sair do menu de edição do orçamento.

Os campos de Descrição, Unidade, Preço e IVA serão preenchidos automaticamente com as informações que constam na ficha do item selecionado, podendo, no entanto, ser editados.

Se o item for isento de IVA, deve-se posteriormente preencher corretamente o Motivo de Isenção correspondente, que irá surgir após selecionar a taxa de IVA de 0%.

Adicionalmente, poderá ser introduzido um Desconto, em percentagem, na linha do item. Aqui, é possível introduzir descontos simples ou compostos. Poderá utilizar descontos compostos inserindo o desconto no formato 5+3 ou 5%+3%.

Por fim, o campo Observações poderá ser utilizado para introduzir dados adicionais que vão ser impressos no documento emitido.

c) Gravar documento

O botão Gravar, coloca o documento no estado Em preparação. Neste momento, o documento ainda não tem nenhum número nem assinatura e permite a alteração de qualquer campo de informação. Alternativamente, selecionando o menu deslizante do botão, é possível gravar o documento como Finalizado. Neste estado, o documento é assinado e é-lhe atribuído um número. No estado Finalizado, o documento pode ser enviado ao cliente por email ou em papel recorrendo à impressão normal. Poderá, também, selecionar a opção Gravar finalizada e enviar por email. Neste caso, o TOConline grava, o documento é assinado, sendo-lhe atribuído um número, e é enviado para o email do cliente. No menu deslizante do botão, pode ainda Gravar e adjudicar. Ao selecionar esta opção, o programa finaliza o documento, atribuindo-lhe um número e marca o mesmo como adjudicado.

3. Consultar o Orçamento

Após gravar o orçamento, poderá consultar a mesma no painel onde surgem os documento emitidos, através do menu Vendas > Orçamentos. Neste menu, clicando em Ver todos os filtros é possível utilizar os diversos filtros para pesquisar determinados documentos.

Estes filtros permitem pesquisar introduzindo texto livre (por exemplo, através da referência de determinado documento), ou a seleção entre diversos filtros pré-definidos. Deve ser ressalvado que os filtros de todos os menus funcionam de forma complementar, o que significa que, a título de exemplo, se for introduzida determinada referência de um documento com uma determinada data, deve-se ter a certeza de que os campos Emitido desde e Emitido até incluem essa mesma data.

É, também, possível aceder ao menu deslizante carregando na seta azul, que se encontra à direita de cada documento, onde poderá marcar o orçamento como adjudicado ou converter o mesmo em guia de remessa, guia de transporte ou fatura. Adicionalmente, poderá imprimir, descarregar ou enviar o orçamento ao cliente por email (saiba como enviar um documento de venda por email, clicando aqui).

Note-se que, a qualquer momento, os documentos criados a partir do orçamento podem ser consultados por seleção da seta de expansão, à esquerda da linha do documento.

Além da consulta da listagem de documentos, é também possível pré-visualizar o documento. Do lado direito, aparecerão três botões de visualização:

• Comercial - permite pré-visualizar o documento criado.
• Anexos - permite pré-visualizar os anexos associados ao documento a partir do arquivo digital.
• Contabilidade - permite pré-visualizar o lançamento contabilístico gerado a partir do documento criado.