Estes são exemplos práticos e comuns de como os Contabilistas Certificados podem usar a integração com o Zapier para aumentar a eficiência do seu trabalho:
1. Receber notificações em tempo real sobre documentos emitidos
Cenário:
O contabilista trabalha com clientes que emitem documentos de venda diretamente no TOConline. No entanto, é comum que cometam erros como datas erradas, séries incorretas ou emissões fora de prazo. Para evitar problemas no fecho do mês, o contabilista precisa de ser notificado assim que estes documentos são criados.
Automação:
Sempre que um novo Documento de Venda é emitido no TOConline, o Zapier envia automaticamente uma notificação para o email do contabilista, incluindo os detalhes do documento (cliente, data, valor, tipo de documento).
Benefício:
Permite ao contabilista identificar e corrigir erros em tempo real, garantindo maior controlo e qualidade nos registos emitidos pelos clientes.
2. Atualizar automaticamente os dados dos clientes
Cenário:
O contabilista gere dezenas de empresas, cada uma com a sua base de dados de clientes. Muitas vezes, essas informações estão também em CRMs, folhas de cálculo ou outras ferramentas usadas pelas equipas comerciais ou administrativas dos clientes. Manter os dados sincronizados entre sistemas é demorado e propenso a erros.
Automação:
Sempre que um cliente é atualizado noutra aplicação (ex: HubSpot, Notion, Google Sheets), o Zapier usa a ação “Atualizar Cliente” no TOConline para garantir que os dados permanecem coerentes.
Benefício:
Elimina duplicação de trabalho, reduz falhas por desatualização e assegura consistência nos registos fiscais e comerciais.
3. Validar e arquivar automaticamente faturas emitidas pelo cliente
Cenário:
O cliente emite regularmente faturas de venda no TOConline e envia-as por email para os seus próprios clientes. O contabilista, por sua vez, precisa de guardar uma cópia de cada documento e confirmar se foi corretamente emitido, o que normalmente exige downloads manuais ou pedidos diretos ao cliente.
Automação:
Sempre que é criado um novo Documento de Venda, o Zapier obtém automaticamente o PDF do documento e guarda-o numa pasta partilhada no Google Drive organizada por mês ou cliente. Pode também enviar uma notificação ao contabilista com o link direto para esse ficheiro.
Benefício:
Cria um arquivo de trabalho automático, permite rápida validação da faturação emitida e facilita a colaboração entre cliente e contabilista, sem trocas manuais de ficheiros.