Estes são exemplos práticos e comuns de como os Empresários podem usar a integração com o Zapier para aumentar a eficiência do seu trabalho:
1. Criar clientes automaticamente no TOConline quando há uma nova venda
Cenário:
A empresa vende produtos ou serviços através de uma loja online sem integração direta com o TOConline. Sempre que um cliente realiza uma nova compra, é necessário criar esse cliente manualmente no TOConline para emitir a fatura, o que consome tempo e pode levar a erros ou atrasos.
Automação:
Sempre que uma nova encomenda é criada na plataforma de e-commerce, o Zapier:
Cria automaticamente o Cliente no TOConline com base nos dados da encomenda (nome, NIF, email, morada).
Pode ainda acionar a criação de um Documento de Venda associado.
Benefício:
Poupa tempo na gestão administrativa, evita duplicações e garante que os dados dos clientes estão sempre atualizados e prontos para faturação.
2. Guardar PDFs automaticamente no Google Drive
Cenário:
A empresa precisa de manter uma cópia de todos os documentos emitidos (faturas, recibos, documentos de compra) organizados por cliente ou mês numa pasta do Google Drive, seja por controlo interno ou para partilhar com outros membros da equipa.
Automação:
Sempre que um Documento de Venda ou Recibo de Venda é emitido no TOConline, o Zapier:
Obtém automaticamente o PDF do documento.
Guarda-o numa pasta no Google Drive com nome personalizado (ex:
Faturas/2025-06-18_ClienteXYZ.pdf).
Benefício:
Backups automáticos, organização sem esforço e acesso fácil a qualquer documento, mesmo sem entrar no TOConline.
3. Validar e arquivar automaticamente faturas emitidas pelo cliente
Cenário:
O cliente emite regularmente faturas de venda no TOConline e envia-as por email para os seus próprios clientes. O contabilista, por sua vez, precisa de guardar uma cópia de cada documento e confirmar se foi corretamente emitido, o que normalmente exige downloads manuais ou pedidos diretos ao cliente.
Automação:
Sempre que é criado um novo Documento de Venda, o Zapier obtém automaticamente o PDF do documento e guarda-o numa pasta partilhada no Google Drive organizada por mês ou cliente. Pode também enviar uma notificação ao contabilista com o link direto para esse ficheiro.
Benefício:
Cria um arquivo de trabalho automático, permite rápida validação da faturação emitida e facilita a colaboração entre cliente e contabilista, sem trocas manuais de ficheiros.