As tarefas de criação e cadastro da Ficha de Funcionário são simples e intuitivas. Alguns campos têm interferência direta no processamento de salários, ao passo que outros têm carácter meramente informativo. No entanto, aconselhamos o preenchimento integral de todos os campos da Ficha do Funcionário. 


Como criar um novo colaborador?


Para criar um novo colaborador, deve aceder ao menu Salários > Organização > Cadastro de pessoal.



Aqui, devera clicar no botão Criar Colaborador.



Será, assim, encaminhado para a caixa de diálogo de criação e cadastro do novo Funcionário. Esta caixa está dividida por secções, no sentido de simplificar e facilitar as tarefas de navegação e preenchimento.


Todos os campos selecionados com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.


Código: Permite a introdução do código alfanumérico que referencia o funcionário perante o sistema. A codificação dos funcionários é livre, não existindo qualquer regra pré-estabelecida.
Nome completo: Este campo obrigatório permite a introdução do nome completo do funcionário.
Data de Nascimento: Permite a introdução da data de nascimento do funcionário. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
N.º de Identificação: Permite a introdução do número do Cartão do Cidadão ou de documento de identificação equivalente (título ou autorização de residência ou passaporte).
Género: permite a indicação do sexo do colaborador – se feminino, se masculino.
Estado Fiscal: Permite a seleção do estado fiscal do funcionário. Esta informação influencia a determinação da taxa de IRS.
N.º de Dependentes: Permite a introdução do número de dependentes a cargo do colaborador (sujeito passivo). Esta informação influencia a determinação da taxa de IRS.
N.º de Dependentes c/ Ticket Educação: Permite a introdução do número de dependentes a cargo do colaborador (sujeito passivo), beneficiários de Ticket Educação. Esta informação é fundamental para o controlo dos limites para a isenção em sede de IRS.
NIF: Permite a introdução do número de contribuinte do Funcionário.
NISS: Permite a indicação do número de identificação da Segurança Social (NISS) do funcionário. Este campo poderá estar vazio quando escolhido um enquadramento de Segurança Social apropriado, no campo Tipo de funcionário.
Serviço de Finanças: Permite a seleção da Repartição de Finanças da área de residência do funcionário.
Tipo de funcionário: Permite a seleção da classificação do colaborador, de entre as opções disponibilizadas. São apresentadas, à direita e a sombreado, as taxas contributivas para a Segurança Social a cargo da Entidade e a cargo do Trabalhador, permitindo a identificação imediata de reduções ou isenções associadas ao enquadramento atribuído ao colaborador.
Taxa de IRS: Permite a introdução de uma taxa de IRS diferente da que é calculada automaticamente, nos cenários em que o colaborador pretenda a aplicação de uma taxa fixa. O preenchimento deste campo faz com que a aplicação ignore a taxa de IRS resultante do seu enquadramento nas Tabelas de Retenção de IRS. É apresentada, à direita a sombreado, a taxa de IRS aplicável por consulta à Tabela de Retenções na Fonte aplicável.
Regime de Acumulação – Taxa de Retenção de IRS: Permite a seleção do tipo de Honorários nas situações de acumulação de atividade de trabalhador independente com as funções como Trabalhador por Conta de Outrem (TCO) ou Membro de Órgãos Estatutários (MOE) para a mesma entidade ou entidades do mesmo grupo empresarial. 


Morada: Permite a introdução da morada completa do colaborador.
Código Postal: Permite a seleção do código postal da morada do funcionário.
Localidade: É preenchido automaticamente com a seleção do Código Postal.
País/Região: Permite a seleção do País onde o funcionário reside.
Correio Eletrónico: Permite a consulta do endereço de correio eletrónico do colaborador. Após a criação da ficha do colaborador, o preenchimento deste campo deverá ser realizado no menu Empresa > Configurações > Utilizadores. Assume particular importância na utilização da funcionalidade de envio dos Recibos de Vencimento por correio eletrónico para o colaborador.
Telefone / Telemóvel: Permitem a introdução dos contatos telefónicos do colaborador.
Informações / Histórico: Permite o registo das informações e observações de cadastro.


É Candidato?: Esta opção permite o cadastro de Candidato a Emprego, habilitando a realização de simulações de salários e demais remunerações. Para os colaboradores sinalizados como Candidatos só serão permitidas tarefas de introdução de alterações e simulações de processamento.
É Estagiário?: Esta opção permite a sinalização do colaborador como enquadrado numa medida de Estágios Profissionais, desabilitando assim o cálculo automático das contribuições para os fundos de compensação FCT / FGCT. A relação jurídica decorrente da celebração do contrato de estágio é equiparada, para efeitos de segurança social e IRS, a trabalho por conta de outrem, porquanto as bolsas de estágio estão sujeitas a contribuições para a Segurança Social (Taxa Social Única – TSU) e são passíveis de tributação em sede de IRS. No entanto, não estão abrangidas pelo âmbito do regime dos Fundos de Compensação, pelo que não estão sujeitas às contribuições para o FCT e FGCT. Adicionalmente, no recibo de vencimento a informação não será de Vencimento, mas sim de Bolsa de estágio.
É representante de um Órgão Social ou Equivalente?: Permite a sinalização do colaborador como Representante de um Órgão Social ou Equivalente. Esta indicação deve ser corretamente assinalada, quando aplicável, dado ter influência na contabilização dos movimentos gerados pelo processamento, bem como no processamento das contribuições para o FCT e FGCT.
É Membro do Governo ou Equivalente?: Permite a sinalização do colaborador como Membro do Governo ou Equivalente. Esta indicação deve ser corretamente assinalada, quando aplicável, dado ter influência na determinação dos valores limite de isenção no cálculo das ajudas de custo, bem como na contabilização dos movimentos gerados pelo processamento.
Habilitações: Permite a seleção do grau completo de habilitações académicas do colaborador, de entre as opções da tabela de Níveis de Habilitações. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
Nível de Qualificação: Permite a seleção do nível de qualificação do colaborador, de acordo com a tabela fornecida pelo Ministério do Trabalho. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
Profissão: Permite a seleção da profissão do colaborador, de entre as opções da tabela de Profissões. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
Descrição da Profissão: Permite a introdução, em texto livre, de uma Descrição diversa da selecionada no campo Profissão, que conste nos Recibos de Vencimento.
Situação na Profissão: Permite a seleção da situação enquadrável para o colaborador, de entre as opções constantes da tabela fornecida pelo Ministério do Trabalho. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
Categoria Profissional: Permite a seleção da categoria profissional em que se enquadra o colaborador, de entre as opções apresentadas na tabela de Categorias Profissionais. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único. De referir que a tabela de Categorias Profissionais aplicáveis à entidade deverá ser carregada no menu Salários > Configurações > Empresa > Categorias profissionais, que variam consoante o Código de Atividade Económica das entidades e resultam dos Instrumentos de Regulamentação Coletiva de Trabalho – IRCT aplicáveis. Saiba como criar as categorias profissionais, clicando aqui.
Estabelecimento: Permite a seleção do estabelecimento a que pertence o funcionário, de entre as opções constantes da Tabela de Estabelecimentos, no menu Salários > Configurações > Empresa > Estabelecimentos. Saiba como criar um Estabelecimento, clicando aqui.
Departamento/Secção: Permite a seleção do Departamento e Secção a que o colaborador está adstrito, de entre as opções constantes das Tabelas de Departamentos e Secções, no menu Salários > Configurações > Empresa > Departamentos / Secções. Saiba como criar Departamentos, clicando aqui, e como criar Secções, clicando aqui.


Companhia de Seguros e N.º da Apólice: Permite a seleção da entidade seguradora onde está colocado o Seguro de Acidentes de Trabalho do colaborador, de entre as opções constantes da Tabela de Seguradoras. Esta tabela deverá ser configurada no menu Salários > Configurações > Empresa > Entidades. Saiba como criar uma Seguradora, clicando aqui.
O campo N.º da Apólice, de texto livre, permite a inserção do número da apólice de Acidentes de Trabalho.
Tipo de Contrato: Permite a seleção tipo de Contrato a que o colaborador está sujeito, de entre as opções constantes da tabela de Tipos de Contrato. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
Data de Renovação do Contrato: Permite a introdução da data de renovação do contrato, nos cenários de contratos com termo, sendo este um campo meramente informativo.
Vencimento: Permite a introdução da remuneração bruta mensal do colaborador.
Data de Admissão: Permite a introdução da data de admissão do funcionário na empresa. O preenchimento desta informação é fundamental para o processamento de salários do colaborador e para a extração do Relatório Único.
Data de Cessação do Contrato: Apresenta a data de cessação do contrato do funcionário, sendo preenchida automaticamente pela aplicação quando é realizado o Encerramento de Contrato do colaborador no menu Salários > Processamento > Alterações, Processamentos e Encerramentos. Saiba como processar o Encerramento automático, clicando aqui.
Pagar a Partir da Conta da Empresa: Permite a seleção da conta bancária a debitar para pagamento das remunerações ao colaborador, de entre a Tabela de Contas Bancárias da entidade. Esta tabela deverá ser configurada no menu Salários > Configurações > Empresa > Contas bancárias. Saiba como criar uma conta bancária, clicando aqui.
Modo de Pagamento: Permite a seleção do meio de pagamento a utilizar para o pagamento das remunerações ao colaborador.
Banco, IBAN e SWIFT: Permitem a introdução dos dados bancários do colaborador. A seleção do modo de pagamento por Transferência Bancária requer a seleção da conta bancária no campo Banco.


Separador Subsídio de Alimentação
Valor do Subsídio: Permite a introdução do valor de subsídio de alimentação diário a praticar para o colaborador e que permite o processamento automático.
Subsídio Processado Automaticamente: Esta opção permite definir o comportamento do processamento do subsídio de alimentação. Se colocado o visto, a aplicação vai calcular e processar, automaticamente, o subsídio de alimentação, considerando o valor diário definido e os dias úteis no mês do processamento; se retirado o visto, a aplicação não gera qualquer processamento do subsídio de alimentação, devendo o utilizador introduzir um dos abonos de subsídio de alimentação disponíveis, no menu Salários > Processamentos > Alterações, Processamentos e Encerramentos. Saiba como processar uma alteração manualmente, clicando aqui.
Forma de Pagamento: Permite a seleção do meio de pagamento a utilizar para o pagamento do subsídio de alimentação.
Banco, IBAN e SWIFT: Permitem a introdução dos dados bancários do colaborador. A seleção do modo de pagamento por Ticket/Cartão requer a seleção da conta bancária no campo Banco.

Separador Subsídio de Férias e Subsídio de Natal
Forma de Pagamento: Permite a seleção da opção de pagamento do Subsídio de Férias/Natal ao colaborador – Sem Duodécimos, Com Duodécimos a 50% ou Com Duodécimos a 100%.
Mês de Pagamento: Permite a indicação do mês a considerar para pagamento do Subsídio de Férias/Natal, no seu todo ou de 50%, quando selecionada a opção Sem Duodécimos ou Com Duodécimos a 50%, respetivamente.
Em Recibo Independente?: Permite a opção pelo processamento do Subsídio de Férias em Recibo único e independente.

 

Caso não pretenda o processamento do Subsídio de Férias/Natal para o colaborador, bastará que selecione a opção Variável no campo Mês de Pagamento. Com esta opção selecionada, posteriormente, poderá realizar uma alteração no recibo de vencimento e definir o valor a processar. Saiba como processar uma alteração manualmente, clicando aqui.
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N. de Dias Semanais: Permite a introdução do número de dias de trabalho para a categoria de funcionários a que pertence o colaborador.
N. de Horas Semanais: Permite a indicação do número de horas de trabalho estabelecidas pelo Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho Aplicável, pelo Contrato Individual de Trabalho ou ainda por Normas e Usos da Entidade, em relação às categorias de funcionários considerados e correspondente ao período para além do qual o trabalho é pago como suplementar. Este campo tem influência direta no cálculo do salário hora. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único.
Campos Pago em e Valor: O campo Pago em permite a seleção da opção de pagamento por Acréscimo em % ou por Valor Definido pelo Utilizador. O campo Valor permite a introdução do valor, em percentagem ou em valor absoluto, consoante a opção anterior.


Valor Nacional e Valor Internacional: Permitem a introdução dos valores para ajudas de custo nas deslocações em território nacional ou no estrangeiro, respetivamente.
Valor por Km em Viat. Próp. e Valor por Km em Trans. Púb.: Permitem a introdução dos valores a pagar ao colaborador pelas deslocações em viatura própria ou em transportes públicos, respetivamente.
Entidades para as quais são efetuadas deduções: Permite a seleção da entidade terceira para a qual são efetuadas deduções, de entre a Tabela de Entidades. Esta tabela deverá ser configurada no menu Salários > Configurações > Empresa > Entidades. Saiba como criar uma Entidade, clicando aqui.
Regras de Desconto: Este botão permite o acesso rápido à caixa de diálogo das Definições de Desconto para a entidade selecionada. 


Campo Sub-conta: O campo Sub-conta permite a definição da sub-conta do colaborador, caso deseje a utilização de uma conta própria. Este campo apensas ficará disponível, ao editar a ficha do colaborador, após a sua criação.


Alternativamente à criação da ficha do colaborador, diretamente, no programa, poderá efetuar a mesma através de um ficheiro Excel normalizado, gerado pelo TOConline. Saiba como realizar a importação de novos colaboradores através de um ficheiro Excel, clicando aqui.


Após a criação da ficha do colaborador, esta passará a constar no menu Salários > Organização > Cadastro de Pessoal, para consulta e edição. 


Aberto o menu de opções, na linha do colaborador, encontrará disponíveis as opções de imprimir, descarregar e editar a ficha do colaborador.



No caso de se pretender eliminar a ficha do colaborador, deverá aceder ao menu Empresa > Configurações > Utilizadores e selecionar a opção de Remover Utilizador, no menu de opções do colaborador em causa. De ressalvar que só é possível eliminar o colaborador se não existirem recibos finalizados para o mesmo.