A tarefa de preenchimento das configurações da Empresa é simples e intuitiva; alguns campos têm interferência direta no processamento de salários, ao passo que outros têm carácter meramente informativo. No entanto, aconselhamos o preenchimento integral de todos os campos da Ficha da Empresa. 

A Ficha da empresa está disponível no menu Salários > Configurações > Empresa clicando na opção Configurações da Empresa.

Também está disponível no menu Empresa > Configurações > Dados da empresa.

Ao aceder à ficha da empresa será encaminhado para a caixa de diálogo de cadastro da Empresa. Esta caixa está dividida por secções, no sentido de simplificar e facilitar as tarefas de navegação e preenchimento. 

Neste artigo apenas se irá detalhar o preenchimento dos campos que têm impacto no processamento salarial. Saiba mais acerca do preenchimento dos restantes campos deste menu, clicando aqui.

Moradas

O separador Moradas permite, desde logo, o preenchimento completo das informações de morada da Sede, designadamente, a Morada, Código Postal, Localidade e País/Região. De ressalvar a importância do correto preenchimento do País/Região, fundamental para o enquadramento em IVA da entidade.

Por clique em no botão "+", pode criar moradas adicionais da empresa, por exemplo de Escritórios, Lojas, Armazéns e/ou Filiais, podendo utilizar o campo Designação para sua a correta identificação.

No campo Código do estabelecimento é necessário colocar o Código de estabelecimento definido no portal da Segurança Social.

Opções de salários

Esta opção permite que no recibo de vencimento surja indicação da profissão do colaborador, definida na ficha do mesmo.

Dados fiscais

Na secção Dados fiscais deverá preencher os campos NIF do representante da entidade, NIF do contabilista da entidade, Serviço de finanças e NISS da empresa. Estas informações terão impacto na criação e submissão das Declarações Mensais de Remuneração a partir do programa.

Note-se que o campo Serviço de finanças deverá ser exatamente o mesmo que foi preenchido em Serviço de finanças da sede na secção Moradas. Caso o preenchimento de ambos os campos não seja coerente, o envio da DMR à AT ficará comprometido.

NIF do representante da entidade: Permite a indicação no NIF do representante fiscal da entidade.

NIF contabilista da entidade: Permite inserir o NIF do contabilista certificado responsável pela entidade.

Serviço de finanças: Permite inserir o serviço de finanças em que a entidade se enquadra. Este deverá estar de acordo com o Serviço de finanças definido na Morada da Sede da empresa.

NISS: permite a identificação do número da segurança social da empresa.

Horas de trabalho

Nesta secção poderá preencher as informações relacionadas com as horas de trabalho na empresa, como o valor das horas suplementares de trabalho, o número de dias de trabalho semanal, entre outros.

Nº horas de trabalho – dias e horas semanais: Permite a introdução do número de dias de trabalho para a categoria de funcionários a que pertence o colaborador. O campo N. de Horas Semanais permite a indicação do número de horas de trabalho estabelecidas pelo Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho Aplicável, pelo Contrato Individual de Trabalho ou ainda por Normas e Usos da Entidade em relação às categorias de funcionários considerados e correspondente ao período para além do qual o trabalho é pago como suplementar. Este campo tem influência direta no cálculo do salário hora. O preenchimento desta informação é fundamental para a extração do Relatório Único;

Campos Pago em: O campo Pago em permite a seleção da opção de pagamento por Acréscimo em % ou por Valor Definido pelo Utilizador. 

Campo Valor: Permite ser verificado o valor de trabalho suplementar até 100 horas anuais e o valor de trabalho suplementar quando o mesmo é superior a 100 horas anuais. Este último valor é utilizado quando são inseridos os abonos referentes a trabalho suplementar superior a 100 horas anuais (A127, A128 e A129). De referir que manualmente só é possível definir um valor, ficando o mesmo quer para o trabalho suplementar até 100 horas quer para o trabalho suplementar superior a 100 horas.

Valor de trabalho noturno: o campo Pago em permite a seleção da opção de pagamento do trabalho noturno – se por Acréscimo em %, se por Valor Definido pelo Utilizador.

O campo Valor permite a introdução do valor, em percentagem ou em valor absoluto, consoante a opção anterior.

Subsídios

Na secção Subsídios poderá preencher, de forma global, a informação relacionada com os subsídios de alimentação, Férias e Natal.

Aqui poderá definir qual o valor do subsídio de alimentação e ainda quais as formas de pagamento dos subsídios, além de outros aspetos.

Subsídio Processado Automaticamente: A opção Subsídio Processado Automaticamente permite definir o comportamento do processamento do subsídio de alimentação. Se colocado o visto, a aplicação vai calcular e processar o subsídio de alimentação, considerando o valor diário definido no campo Valor do subsídio e os dias úteis no mês do processamento; se retirado o visto, a aplicação não gera qualquer processamento do subsídio de alimentação, devendo o utilizador introduzir um dos abonos de subsídio de alimentação disponíveis, no menu Alterações.
Forma de Pagamento: Permite a seleção do meio de pagamento a utilizar para o pagamento do subsídio de alimentação.
Entidade emissora do cartão: Permite selecionar a entidade bancária, quando o método de pagamento selecionado é Ticket/Cartão.

Separador Subsídio de Féria e Subsídio de Natal
Forma de Pagamento: O campo Forma de Pagamento permite a seleção da opção de pagamento do Subsídio de Férias/Natal ao colaborador – Sem Duodécimos, Com Duodécimos a 50% ou Com Duodécimos a 100%.
Mês de Pagamento: O campo Mês de Pagamento permite a indicação do mês a considerar para pagamento do Subsídio de Férias/Natal, no seu todo ou de 50%, quando selecionada a opção Sem Duodécimos ou Com Duodécimos a 50%, respetivamente.
Em Recibo Independente: O campo Em Recibo Independente? permite a opção pelo processamento do Subsídio de Férias em Recibo único e independente.

Alternativamente, poderá processar os subsídios de forma manual. Saiba mais acerca do processamento de alterações, manualmente, clicando aqui.

Ajudas de custo e deslocações

Na secção Ajudas de custo e deslocações poderá definir as ajudas atribuídas pela empresa aos trabalhadores dependentes quando estes se deslocam ao serviço da mesma. Por omissão, o TOConline sugere os valores diários mínimos da tabela de deslocações nacionais e internacionais. No entanto, poderá definir outros valores através do preenchimento destes campos.

Poderá ainda consultar mais informações sobre as tabelas de deslocações nacionais e internacionais por seleção do botão ajuda?.

Valor Nacional e Valor Internacional: Permitem a introdução dos valores para ajudas de custo nas deslocações em território nacional ou no estrangeiro, respetivamente.
Valor por Km em Viat. Próp. e Valor por Km em Trans. Púb.: Permitem a introdução dos valores a pagar aos colaboradores pelas deslocações em viatura própria ou em transportes públicos, respetivamente.

Saiba mais acerca do registo do mapa de deslocações do colaborador, para processamento automático das ajudas de custo, clicando aqui.

Note-se que as secções Horas de trabalho, Subsídios e Ajudas de custo e deslocações são de maior relevância para empresas que utilizem o programa para processamento salarial. Estas secções fazem parte da ficha da empresa como forma de facilitar o preenchimento das fichas dos colaboradores. 

Isto é, a informação aqui preenchida será a informação apresentada, por defeito, na criação de uma ficha de um colaborador, sem prejuízo de poder ser alterada. 

Contudo, as alterações efetuadas no Cadastro de pessoal prevalecem sobre as opções exercidas nos Dados da Empresa