Para criar uma ficha de ativo, deverá aceder ao menu Ativos > Fichas e Processamento. 

As fichas de ativos poderão ser criadas no TOConline através de criação da ficha diretamente no TOConline, ou por importação via ficheiro Excel. Abordaremos, assim, como criar uma nova ficha de ativo pelas duas vias supracitadas.

Criação de nova ficha de ativo no TOConline

Após aceder ao menu Fichas e Processamento, deverá clicar no botão + Nova ficha.

Desta forma, é criada uma ficha no estado Em preparação, que deverá ser preenchida com os dados do ativo em causa.

1. Identificação do ativo

Deverá começar por definir a Data de aquisição, que é automaticamente preenchida com a data do dia atual, colocando a data em que o bem foi adquirido, independentemente da data em que começou a ser utilizado. 

O campo Localização é um campo de seleção, onde deve escolher a morada onde se encontra o ativo. As diferentes moradas, referentes aos vários estabelecimentos da empresa, devem ser previamente registadas na ficha da empresa. Saiba como, clicando aqui.

Caso o ativo em questão esteja relacionado com outro ativo, como por exemplo, o pavimento associado a um edifício, poderá, no campo Relacionado com ativo, escolher a ficha ao qual pretende associar o ativo, que deverá der registada previamente.

No campo Descrição, deverá colocar a a designação que pretende atribuir ao ativo e que ajudará a identificar o mesmo dos restantes.

Se pretender registar vários ativos iguais e aos quais pretenda dar o mesmo tratamento, em vez de registar várias fichas idênticas, poderá simplesmente indicar o número de ativos no campo Nº Elementos. 

Através do campo Estado do bem, terá de indicar se o bem se encontra Ativo, ou se, pelo contrário, foi Abatido.

O campo Outra Ref. é de preenchimento opcional, podendo, aqui, colocar alguma referência relacionada com o ativo.

Por último, deverá selecionar o tipo de Investimento aplicado ao caso em concreto, sendo que, tratando-se de Ativos fixos tangíveis ou de Ativos intangíveis, deverá preencher o campo Tipo AFT ou Tipo intangível, que será adicionado. O preenchimento deste(s) campo(s) é crucial para a correta contabilização das sugestões de lançamento dos ativos. Saiba como gerar as sugestões de ativos, clicando aqui.

O Código do ativo é atribuído automaticamente com o formato configurado no menu Ativos > Configuração > Definições gerais e que pode ser alterado a qualquer momento.

2. Definições gerais

Na secção das Definições gerais, deverá começar por preencher o Valor de aquisição do ativo, independentemente de o mesmo já se encontrar parcialmente ou totalmente depreciado, assim como o Valor residual e o Valor não depreciável, se aplicáveis. Desta forma, o Valor amortizável inicial é preenchido automaticamente com o valor correspondente ao Valor de aquisição subtraído do Valor residual e do Valor não depreciável.

A data de Início de utilização é preenchida automaticamente com a data colocada no campo Data aquisição, mas deverá ser alterada, se necessário, para a data em que o ativo ficou disponível para uso, sendo esta a data considerada para início de depreciação do ativo.

O campo Matrícula poderá ser preenchido, opcionalmente, caso o bem se trate de um equipamento de transporte.

Por outro lado, está disponível o campo de Observações, de preenchimento livre, para introdução de informação adicional considerada relevante.

3. Definições contabilísticas

A informação das Definições contabilísticas irá afetar os valores contabilisticamente relevantes das operações realizadas ao ativo.

Desta forma, no campo Period. da depreciação terá de escolher se pretende que as depreciações sejam aplicadas de forma Anual ou Mensal. No caso de selecionar a depreciação Anual, a depreciação é aplicada no mês de dezembro, sendo gerada a respetiva sugestão de lançamento com data de dezembro. Pelo contrário, selecionando a opção Mensal, é gerada uma depreciação e uma sugestão de lançamento contabilístico para cada mês.

Adicionalmente, terá de definir o modelo de valorização ou de avaliação do ativo, no campo Mensuração, assim como o Método de depreciação a aplicar, conforme o pretendido. Dependendo do método selecionado, existirão diferentes campos a preencher, pelo que explicamos, de seguida, o preenchimento dos campos para cada caso:

3.1. Método da linha reta

Aqui, apenas deverá definir o número de anos de Vida útil esperada do ativo, sendo que, de acordo com o número de anos aqui preenchido e com a data de início de utilização definida nas Definições gerais, o programa irá preencher o campo Data fim amortização. No caso de se tratar de um ativo intangível com uma vida útil indefinida, deverá preencher este campo com 0. Assim, será adicionado o campo Nº de anos para amort., que será preenchido automaticamente com 10, correspondendo ao período máximo de amortização para este tipo de ativo. Consequentemente, os campos Vida útil para amortização e Taxa de depreciação são igualmente preenchidos de forma automática.

3.2. Método do saldo decrescente

Selecionando o Método do saldo decrescente, para além do preenchimento do campo Vida útil esperada, de acordo com o supracitado, terá de escolher o Método de cálculo pretendido de entre o Método de Colle ou método dos números dígitos e o Método das quotas decrescentes (cf art. 6º DR 25/09). Caso opte pelo Método das quotas decrescentes, o coeficiente de correção é calculado automaticamente, de acordo com a vida útil do ativo.

3.3. Método das unidades de produção

Para bens onde seja aplicado o Método de desgaste funcional ou das unidades de produção, terá de definir a quantidade de unidades que se espera que venham a ser produzidas durante a vida útil do ativo, no campo Un. produção esperadas e quantas unidades são produzidas por período, no campo Un. produzidas no período. 

4. Definições fiscais

A informação das Definições fiscais irá afetar os valores fiscalmente relevantes das operações realizadas ao ativo.

Se aplicável, no campo Val. acrescidos aquisição não aceites deverá indicar o valor de despesas que será excluído automaticamente da base fiscal, como sejam, despesas de desmantelamento, diferenças de câmbio e custos de empréstimos obtidos.

O campo Tipo de viatura (se aplicável) deve ser preenchido sempre que o bem seja um equipamento de transporte, dado que de, acordo com o tipo de viatura escolhido, o programa irá, automaticamente, aplicar o limite aceite fiscalmente para o tipo de viatura em causa e ajustar o respetivo Valor de aquisição para efeitos fiscais. Caso se trate de uma Viatura afeta à exploração, deverá ser selecionada a respetiva opção, para que o limite aceite fiscalmente não seja aplicado ao Valor de aquisição do ativo.

Aqui, deverá novamente selecionar o Método de depreciação pretendido. Caso selecione o Método do saldo decrescente, o coeficiente de correção é calculado automaticamente, de acordo com a vida útil do ativo.

Para casos em que o início de utilização de um ativo é posterior a 1989, o decreto regulamentar a aplicar é o DR nº 25/2009. Caso a data de início de utilização seja inferior a 1989, o programa introduzirá automaticamente a norma aplicável, que será a Portaria nº 737/81. Desta forma, deverá selecionar o código adequado ao tipo de ativo, de acordo com a norma aplicável, sendo que o programa irá preencher automaticamente a taxa de depreciação da tabela. Por defeito, o programa assume a taxa máxima, no entanto, no campo Quotas aplicadas, poderá selecionar a taxa mínima ou, então, selecionando a opção A definir, conseguirá aplicar manualmente a taxa pretendida.

Tratando-se de um Bem de reduzido valor, que pode ser depreciado num só período de tributação, a respetiva opção deverá ser selecionada. Assim, a Data fim amortização é preenchida automaticamente.

Por último, no caso de ativos sujeitos a desgaste rápido, poderá preencher o campo Reg. Intensivo util. (acrécimo), com o valor percentual da quota acrescida, se aplicável.

5. Saldos iniciais

Caso o ativo se encontre parcialmente ou totalmente depreciado, na secção dos Saldos iniciais, é necessário indicar qual o valor referente às depreciações acumuladas, no campo Depr. acumuladas, qual o Valor líquido contabilístico, que corresponderá à diferença entre o Valor amortizável inicial e as Depreciações acumuladas, e o total de depreciações aceites fiscalmente, no campo Total depr. aceites fiscalmente.

Caso o ativo tenha sofrido revalorizações ou imparidades, deverão ser preenchidos os restantes campos com a respetiva informação.

6. Finalização da ficha do ativo

Após preenchimento de todos os dados necessários, nomeadamente, os campos da secção Ficha e Saldos iniciais, deverá finalizar a ficha clicando no botão Finalizar, localizado no canto superior direito.

Para que seja possível finalizar a ficha do ativo, deverá garantir que todos os campos de preenchimento obrigatório se encontram preenchidos. Os campos de preenchimento obrigatório são os seguintes:
- Localização;
- Investimento;
- Mensuração;
- Método de depreciação contabilístico;
- Periodicidade da depreciação;
- Método de depreciação fiscal;
- Código fiscal (DR 25/2009 ou Portaria 737/81).

Após a finalização, caso o histórico inicial tenha sido preenchido, nos separadores de Análise Contabilística e Análise Fiscal, o programa irá apresentar os valores dos saldos iniciais, incluindo as depreciações acumuladas.

Importação e atualização de ativos através de ficheiro Excel

As fichas de ativos também podem ser importados para o programa através de um ficheiro Excel. Para tal, deverá aceder ao menu Ativos > Fichas e processamentos e clicar no botão Importar ativos.

Depois, deverá selecionar a opção Importação de novos ativos e descarregar o ficheiro, clicando na nuvem.

No ficheiro Excel, os campos apresentados em coluna são idênticos aos campos existentes na criação da ficha do ativo diretamente no programa e que já foram explicados acima. 

Note-se que, à semelhança da criação de ativos diretamente no TOConline, os seguintes campos são de preenchimento obrigatório:
- Localização;
- Investimento;
- Mensuração;
- Método de depreciação contabilístico;
- Periodicidade da depreciação;
- Método de depreciação fiscal;
- Código fiscal (DR 25/2009 ou Portaria 737/81).

Após o preenchimento do ficheiro, no passo seguinte, o mesmo deverá ser arrastado para a área designada para o efeito ou, então, deverá clicar em Carregar ficheiro(s) para selecionar o ficheiro Excel. Terá, também, de colocar um visto na confirmação de que pretende prosseguir com a importação dos ativos.

De seguida, aparecerá o resultado da importação. Caso sejam devolvidos erros, poderá descarregar o relatório de erros, por forma a proceder à respetiva correção e importar novamente o ficheiro. 

Adicionalmente, é possível atualizar as fichas dos ativos existentes também a partir de ficheiro Excel. Para tal, deverá aplicar o mesmo procedimento, acedendo ao menu de Importar ativos. Aqui, ao invés de selecionar a opção Importação de novos ativos, deverá selecionar a opção Atualização em lote dos ativos existentes.

Desta forma, clicando na nuvem azul, será descarregado um ficheiro com a informação atual de todos os ativos registados no programa. Após proceder à atualização dos campos preenchidos, deverá, então, carregar o ficheiro.

O ficheiro de atualização de ativos existentes não deve ser utilizada para importação de novos ativos.