As fichas de serviços poderão ser criadas no TOConline de três formas:

• Registo da ficha de serviço, no menu de Serviços;
• Importação em lote de serviços através de ficheiro Excel;
• Importação através de ficheiro SAF-T.

Abordaremos, assim, como criar uma nova ficha de serviço pelas três vias supracitadas.

Registo de nova ficha de serviço

O registo de uma nova ficha de serviço é efetuado acedendo ao menu Empresa > Itens > Serviços.

Após aceder ao menu deverá clicar no botão circular, no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar serviço, no menu deslizante.   

Preenchimento dos dados da ficha

Deverá começar por inserir os dados obrigatórios de preenchimento da ficha do serviço: Código, Descrição/Nome, Taxa de IVA e Preço de venda.

Todos os restantes campos são de preenchimento opcional.

Dados gerais

Código: Campo de preenchimento obrigatório e que permite a introdução do código único que irá identificar o serviço.
Descrição/Nome: Campo de preenchimento obrigatório e que permite a introdução da designação do serviço.
Família: Permite a associação do serviço a uma Família de Serviços. Ao clicar no ícone "+", é encaminhado para a caixa de diálogo de criação de uma Família de Serviços. Saiba como criar uma família de serviço, clicando aqui.
Grupo de Serviços: Permite a classificação do serviço por grupos. Esta definição é importante, dado que vai permitir, no momento da geração dos movimentos contabilísticos, a correta contabilização do serviço para a subconta de Vendas correta. Saiba como consultar e editar os grupos de serviços, clicando aqui.
Unidade: Permite a definição da unidade de uma medida do Serviço. Ao clicar no ícone "+", é encaminhado para a caixa de diálogo de criação de uma Unidade de Medida. Saiba como criar uma unidade de medida, clicando aqui.
Código de Barras: Permite a associação de Código de Barras ao serviço, habilitando assim a utilização de um Leitor de Código de Barras. Desta forma, aquando da criação de um documento de venda, colocando o cursor no campo Código e, de seguida, passando o leitor no código, o programa irá preencher automaticamente a informação do serviço respetivo, na linha.
Notas: Permite a inserção de observações e notas internas acerca do serviço e que ficam visíveis para consulta.
Ativo?: A seleção desta opção indica que o serviço está em utilização pela empresa. Caso o serviço deixe de ser utilizado, poderá, posteriormente, editar a ficha do serviço e inativar o mesmo, removendo o visto desta opção.

IVA
Taxa de IVA: Este campo permite a definição do tipo de taxa de IVA aplicável ao serviço, como sendo Normal, Reduzida, Intermédia ou Isenta. Na seleção do tipo de Taxa Isenta, é apresentada a caixa de seleção do Motivo de Isenção, onde poderá selecionar o motivo de isenção aplicável.
IVA incluído nos Preços: ao colocar o visto na opção, sinaliza que os preços de venda introduzidos incluem IVA. Neste caso, aquando da criação de um documento de venda ou de compra para o serviço em causa, deve também ser selecionada a opção de IVA incluído nos preços, no documento, para evitar problemas de arredondamento.
Preços de Venda: são apresentados três grupos de preços de venda para o serviço. Caso se apliquem preços diferentes para clientes diferentes, na ficha do cliente, poderá definir o grupo de preços que pretende aplicar ao mesmo. Saiba como configurar uma ficha de cliente, clicando aqui. De mencionar que a definição dos preços na ficha do serviço não inviabiliza que, no momento da emissão dos documentos de venda, se proceda à sua alteração. 

Para concluir a operação, basta clicar em Gravar. 

Importação e atualização de serviços através de ficheiro Excel

Os serviços também podem ser importados para o programa através de um ficheiro Excel. Para tal, deverá aceder ao menu Empresa > Itens > Serviços e clicar no botão circular, no canto superior esquerdo e de seguida selecionar a opção Importar serviços.

Depois, deverá selecionar a opção Importação de novos serviços e descarregar o ficheiro, clicando na nuvem.

No ficheiro Excel, os campos apresentados em coluna são idênticos aos campos existentes na criação da ficha do serviço diretamente no programa e que já foram explicados acima. Note-se que todos os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Após o preenchimento do ficheiro, no passo seguinte, o mesmo deverá ser arrastado para a área designada para o efeito ou, então, deverá clicar em Carregar ficheiro(s) para selecionar o ficheiro Excel. Terá, também, de colocar um visto na confirmação de que pretende prosseguir com a importação dos serviços.

De seguida, aparecerá o resultado da importação. Caso sejam devolvidos erros, poderá descarregar o relatório de erros, por forma a proceder à respetiva correção e importar novamente o ficheiro.

Adicionalmente, é possível atualizar as fichas dos serviços também a partir de ficheiro Excel. Para tal, deverá aplicar o mesmo procedimento, acedendo ao menu de Importar serviços. Aqui, ao invés de selecionar a opção Importação de novos serviços, deverá selecionar a opção Atualização em lote dos serviços existente.

Desta forma, clicando na nuvem azul, será descarregado um ficheiro com a informação atual de todos os produtos registados no programa. Após proceder à atualização dos campos preenchidos, deverá, então, carregar o ficheiro.

O ficheiro de atualização de serviços existentes não deve ser utilizada para importação de novos serviços.

Importação de serviços através de ficheiro SAF-T

Ao importar um ficheiro SAF-T de faturação, o programa importa os serviços aí contidos. Aquando da importação é possível definir se se pretende importar todos os itens que constam no ficheiro SAF-T como produto, como serviço ou consoante a configuração definida no ficheiro.

A importação de um ficheiro SAF-T de faturação é efetuada no menu Empresa > Importação e Exportação > Importar ficheiro SAF-T(PT). Saiba como importar um ficheiro SAF-T de faturação clicando aqui.

Após a importação do ficheiro, poderá consultar as fichas de serviços importadas e preencher os campos adicionais, no menu Empresa > Itens > Serviços.

Quando o ficheiro SAF-T contém serviços que já se encontram registados no TOConline, ou seja, itens com o mesmo código, estes não serão importados, por forma a evitar a duplicação de informação.

Editar ficha de serviço

No menu Empresa > Itens> Serviços, é, também, possível editar a ficha do serviço para alterar os dados do mesmo. Para tal, deverá abrir o menu de opções, na linha do serviço em causa e selecionar a opção Editar serviço.

Por força do Despacho nº 8632/2014, não é possível a alteração do código ou descrição numa ficha de serviço já existente e com documentos emitidos.

De igual forma, a opção de Remover serviço apenas se encontra disponível em serviços para os quais ainda não tenha sido criado nenhum documento venda. Caso contrário, deixa de ser possível eliminar a ficha do serviço. 

Adicionalmente, caso o item tenha sido criado indevidamente como serviço em vez de produto, poderá converter o serviço em produto, desde que que o serviço tenha sido apenas utilizado em documento importados.

Por último, caso seja utilizada a contabilidade analítica, poderá configurar as rubricas e centros de custo para preenchimento automático dos mesmos, nas sugestões de lançamento de documentos emitidos com este serviço, através da opção Configurar analítica.