As fichas de produtos poderão ser criadas no TOConline de três formas:

• Registo da ficha de produto, no menu de Produtos;
• Importação em lote de produtos através de ficheiro Excel;
• Importação através de ficheiro SAF-T.

Abordaremos, assim, como criar uma nova ficha de produto pelas três vias supracitadas.

Registo de nova ficha de produto

O registo de uma nova ficha de produto é efetuado acedendo ao menu Empresa > Itens > Produtos.

Após aceder ao menu deverá clicar no botão circular, no canto superior esquerdo, e selecionar a opção Criar produto, no menu deslizante.  

Preenchimento dos dados da ficha

Deverá começar por inserir os dados obrigatórios de preenchimento da ficha do produto: Código, Descrição/Nome, Taxa de IVA e Preço de venda.

Todos os restantes campos são de preenchimento opcional.

Caso a empresa tenha o módulo de Stocks ativo no TOConline, na ficha do produto estarão disponível as Opções de stocks, onde deverá indicar se o produto está ou não Sujeito a controlo de stock. Saiba como ativar o módulo de stocks, clicando aqui.

Dados gerais

Código: Campo de preenchimento obrigatório e que permite a introdução do código único que irá identificar o produto.
Descrição/Nome: Campo de preenchimento obrigatório e que permite a introdução da designação do produto.
Família: Permite a associação do produto a uma Família de Produtos. Ao clicar no ícone "+", é encaminhado para a caixa de diálogo de criação de uma Família de Produtos. Saiba como criar uma família de produtos, clicando aqui.
Unidade: Permite a definição da unidade de uma medida do Produto. Ao clicar no ícone "+", é encaminhado para a caixa de diálogo de criação de uma Unidade de Medida. Saiba como criar uma unidade de medida, clicando aqui.

Código de Barras: Permite a associação de Código de Barras ao produto, habilitando assim a utilização de um Leitor de Código de Barras. Desta forma, aquando da criação de um documento de venda ou de compra, colocando o cursor no campo Código e, de seguida, passando o leitor no produto, o programa irá preencher automaticamente a informação do produto respetivo, na linha.
Notas: Permite a inserção de observações e notas internas acerca do produto e que ficam visíveis para consulta.
Tipo de produto: Permite a classificação do produto por tipologia. Esta definição é importante, dado que vai permitir, no momento da geração dos movimentos contabilísticos, a correta classificação do produto para a subconta de Vendas correta.
Ativo?: A seleção desta opção indica que o produto está em utilização pela empresa. Caso o produto deixe de ser utilizado, poderá, posteriormente, editar a ficha do produto e inativar o mesmo, removendo o visto desta opção.

IVA
Taxa de IVA: Este campo permite a definição do tipo de taxa de IVA aplicável ao produto, como sendo Normal, Reduzida, Intermédia ou Isenta. Na seleção do tipo de Taxa Isenta, é apresentada a caixa de seleção do Motivo de Isenção, onde poderá selecionar o motivo de isenção aplicável.
IVA incluído nos Preços: ao colocar o visto na opção, sinaliza que os preços de venda introduzidos incluem IVA. Neste caso, aquando da criação de um documento de venda ou de compra para o produto em causa, deve também ser selecionada a opção de IVA incluído nos preços, no documento, para evitar problemas de arredondamento.
Preços de Venda: são apresentados três grupos de preços de venda para o produto. Caso se apliquem preços diferentes para clientes diferentes, na ficha do cliente, poderá definir o grupo de preços que pretende aplicar ao mesmo. Saiba como configurar uma ficha de cliente, clicando aqui. De mencionar que a definição dos preços na ficha do produto não inviabiliza que, no momento da emissão dos documentos de transporte, compra e venda, se proceda à sua alteração.

Opções de stocks
Sujeito a controlo de stock?: Permite ativar / inativar o controlo de stock para o produto selecionado.
Stock mínimo: Permite definir o stock de segurança do produto, levando a gerar alertas aquando da realização dos documentos se este ficar abaixo do stock mínimo.
Stock de reposição: Permite definir o stock de reposição do produto, informação que será tida em conta na apresentação dos produtos a encomendar.
Stock atual, Preço de custo médio, Data da última compra e Data da última venda: Campos preenchidos de forma automática, de acordo com a movimentação de stock existente para o produto em causa.

Estrutura de custos indicativa
Preço de Compra: Permite a introdução do preço de compra do produto, sendo que será este o preço assumido aquando da criação de um documento de compra.
Custo financeiro, Custos de transporte, Custos de alfândega e Outros custos: Permitem o registo dos preços associados ao produto.
Custo total estimado: Campo preenchido de forma automática através da soma dos valores preenchidos na secção da Estrutura de custos indicativa.

Para concluir a operação, basta clicar em Gravar.

Importação e atualização de produtos através de ficheiro Excel

Os produtos também podem ser importados para o programa através de um ficheiro Excel. Para tal, deverá aceder ao menu Empresa > Itens > Produtos e clicar no botão circular, no canto superior esquerdo e de seguida selecionar a opção Importar produtos.

Depois, deverá selecionar a opção Importação de novos produtos e descarregar o ficheiro, clicando na nuvem.

No ficheiro Excel, os campos apresentados em coluna são idênticos aos campos existentes na criação da ficha do produto diretamente no programa e que já foram explicados acima. Note-se que todos os campos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório.

Após o preenchimento do ficheiro, no passo seguinte, o mesmo deverá ser arrastado para a área designada para o efeito ou, então, deverá clicar em Carregar ficheiro(s) para selecionar o ficheiro Excel. Terá, também, de colocar um visto na confirmação de que pretende prosseguir com a importação dos produtos.

De seguida, aparecerá o resultado da importação. Caso sejam devolvidos erros, poderá descarregar o relatório de erros, por forma a proceder à respetiva correção e importar novamente o ficheiro.

Adicionalmente, é possível atualizar as fichas dos produtos também a partir de ficheiro Excel. Para tal, deverá aplicar o mesmo procedimento, acedendo ao menu de Importar produtos. Aqui, ao invés de selecionar a opção Importação de novos produtos, deverá selecionar a opção Atualização em lote dos produtos existente.

Desta forma, clicando na nuvem azul, será descarregado um ficheiro com a informação atual de todos os produtos registados no programa. Após proceder à atualização dos campos preenchidos, deverá, então, carregar o ficheiro.

O ficheiro de atualização de produtos existentes não deve ser utilizada para importação de novos produtos.

Importação de produtos através de ficheiro SAF-T

Ao importar um ficheiro SAF-T de faturação, o programa importa os produtos aí contidos. Aquando da importação é possível definir se se pretende importar todos os itens que constam no ficheiro SAF-T como produto, como serviço ou consoante a configuração definida no ficheiro.

A importação de um ficheiro SAF-T de faturação é efetuada no menu Empresa > Importação e Exportação > Importar ficheiro SAF-T(PT). Saiba como importar um ficheiro SAF-T de faturação clicando aqui.

Após a importação do ficheiro, poderá consultar as fichas de produtos importadas e preencher os campos adicionais, no menu Empresa > Itens > Produtos.

Quando o ficheiro SAF-T contém produtos que já se encontram registados no TOConline, ou seja, itens com o mesmo código, estes não serão importados, por forma a evitar a duplicação de informação.

Editar ficha de produto

No menu Empresa > Itens> Produtos é, também, possível editar a ficha do produto para alterar os dados do mesmo. Para tal, deverá abrir o menu de opções, na linha do produto em causa e selecionar a opção Editar produto.

Por força do Despacho nº 8632/2014, não é possível a alteração do código ou descrição numa ficha de produto já existente e com documentos emitidos.

De igual forma, a opção de Remover produto apenas se encontra disponível em produtos para os quais ainda não tenha sido criado nenhum documento venda ou compra, nem exista movimentação de stock. Caso contrário, deixa de ser possível eliminar a ficha do produto. 

Adicionalmente, caso o item tenha sido criado indevidamente como produto em vez de serviço, poderá converter o produto em serviço, desde que que o produto tenha sido apenas utilizado em documentos importados e não tenham movimentações de stock.

Por último, caso seja utilizada a contabilidade analítica, poderá configurar as rubricas e centros de custo para preenchimento automático dos mesmos, nas sugestões de lançamento de documentos emitidos com este produto, através da opção Configurar analítica.